Josip Kolanović
Arhiv Hrvatske Marulićev trg 21 Zagreb
ARHIVISTIKA I POVIJEST UPRAVNIH INSTITUCIJA
UDK 930.25:35.07 (091) Pregledni članak
Sve do 19. st upravne (i druge) institucije su praktički same vodile brigu o čuvanju pisane dokumentacije. Razvojem suvremene arhivske službe počinju se utvrđivati kriteriji za preuzimanje i trajno čuvanje pisane dokumentacije pojedinih ustanova i prevladava tendencija da čuvanje i zaštita "arhivske građe u nastajanju" bude zajednička briga u koju se aktivno uključuju arhivska služba i stvaraoci arhivske građe. Nadalje, povezanost arhivistike i povijesti institucija proizlazi iz dva osnovna principa arhivistike (princip provenijencije i prvobitnog reda), koji su temelj za formiranje fonda, njegovo sređivanje i arhivsku obradu. Struktura fonda, njegov sadržaj i valorizacija sačuvanih informacija determinirani su njegovim "stvaraocem" - institucijom. Konačno, povezanost arhivistike s poviješću institucija očituje se i u zahtjevu za informacijom o građi. Potpunu informaciju moguće je pružiti jedino u okviru cjeline u kojoj je nastala određena obavijest. To pretpostavlja poznavanje institucija u njihovoj vertikalnoj (hijerarhijskoj) povezanosti od središnjih do lokalnih državnih organa, ali i u horizontalnoj rasprostranjenosti (kao što su institucije najrazličitijih oblika na određenoj razini: upravne, sudske, prosvjetne i dr.). Poznavanje suvremenih institucija neophodno je radi kategorizacije i vrednovanja pojedinih stvaralaca.
Mjesto i ulogu arhivske službe unutar društvenih djelatnosti, pa prema tome i arhivistiku kao znanost i struku, moguće je u širem kontekstu promatrati kao segment procesa u kojem se "tragovi" prošlosti čuvaju i uvijek iznova otkrivaju i odčitavaju. U tom smislu arhivistika je posrednica između povijesnog zbivanja i tumačenja povijesnih procesa u kojima čovjek pojedinac i društvo sebe pamti, shvaća i razotkriva kroz povijesno osmišljenu svijest.
Povijesna zbivanja kao proces, ili povijesnost ljudskog roda kao njegova bitna sastojnica, ostavljaju svoj rekli bismo "egzistencijalni" trag, koji se odražava u stupnju povijesnog razvoja i konkretne zazbiljnosti svakoga društva. Međutim, osim tog traga povijesnosti, koji svaka generacija svjesno ili nesvjesno doživljava kao dio svoje svakidašnjice, postoji i zapisani trag toga zbivanja kao trajno svjedočanstvo iz kojega je moguće shvatiti povijesne procese i razotkriti njihove uzroke. Taj "zapisani trag" nazivamo općenito arhivskom građom, a njega su ostavili svi institucionalizirani oblici u kojima se odvija život: upravne, pravosudne, gospodarske, kulturne, znanstvene i sve druge institucije. Samo je po sebi, stoga, razumljivo da je veza između arhivistike i institucija, kao stvaralaca arhivske građe, a to je materijalni objekt arhivistike, tako tijesna i organska te je nemoguće i zamisliti arhivsku službu bez temeljitog poznavanja razvoja i povijesti institucija i njihove uloge u životu društva u njegovoj povijesnosti. (1)
Odnos u prošlosti između institucija i arhivske službe
Odnos institucija i arhivske službe u njezinom najširem značenju -kao službe čuvanja i zaštite pisane građe - u povijesti se očitovao na različite načine.
Prvo razdoblje, koje praktički traje do početka 19. st., obilježuje briga pojedinih institucija za pisanu građu ukoliko je ona dokazno sredstvo, kojim se štite prava pojedinaca ili društva kao cjeline. Zahvaljujući toj prvotnoj brizi pojedinih institucija sačuvani su dragocjeni dokumenti iz prošlosti, prvenstveno oni koji su imali određeni trajniji karakter gledom na obranu prava pojedinaca, obitelji i društva. Drugoj vrsti pisane građe, koja nije trebala biti sačuvana kao neko "dokazno sredstvo", nije se posvećivala dovoljna pažnja i ona je velikim dijelom nestajala (2). Sjetimo se samo omjera sačuvane građe za najstarije razdoblje u dalmatinskim komunama: dok su notarski spisi, kao privatno-pravni dokumenti, sačuvani razmjerno dosta dobro, građa koja je nastala djelovanjem knezova, komora, solnih ureda i dr. najvećim je dijelom zauvijek izgubljena. Institucije su se brinule za pisanu građu koja je nastala njihovim djelovanjem, ali samo ukoliko je ona imala neki trajni karakter u zaštiti "prava", a ne po nekim drugim svojim obilježjima. U tome valja tražiti glavni uzrok što je sačuvano razmjerno vrlo malo građe koja sustavno osvjetljava gospodarsko-društvene odnose.
Početkom 19. st. počinje se razvijati moderna arhivska služba u pravom smislu riječi(3): to je vrijeme nastanka prvih arhiva kao samostalnih kulturnih ili znanstvenih ustanova i već sredinom stoljeća javljaju se prvi počeci suvremenog arhivskog zakonodavstva. Razvojem arhivske službe mijenja se i odnos prema čuvanju i zaštiti arhivske građe. Više se ne prepušta institucijama da isključivo one same određuju što se ima trajno čuvati. Institucije i dalje vode brigu o "pravnom" aspektu građe, ali sve više prodire ideja o čuvanju dokumentacije koja ima trajnije značenje za šire interese: kao izvor informacije i svjedočanstva o povijesnom i kulturnom identitetu cijeloga naroda. Odnos institucija - arhivska služba poprima aktivan odnos pri čemu sve više arhivska služba dobiva na značenju: ona utječe na izbor dokumentacije koja se ima čuvati. Usvajanjem u arhivskoj teoriji i praksi ovog osnovnog načela postavljene su čvrste osnove trajne povezanosti arhivske službe s radom institucija: utvrđuju se prioriteti stvaralaca (institucija) i razrađuju se osnovni kriteriji valorizacije građe u nastajanju. Kolikogod je takav odnos arhivska služba - institucija označio bitan napredak s obzirom na zaštitu arhivske građe, on je u pojedinim zemljama doveo do takvog stanja da je sva briga za arhivsku građu u nastajanju pala na arhivsku službu. U praksi se, naime, pokazala strahovita podvojenost između postavljenog "ideala" i stvarne prakse, u kojoj je briga institucija za arhivsku građu, nažalost, postajala sve manja, jer nije stvoren sklad između postavljenih ciljeva i ostvarenja kod samih stvaralaca.
Zbog toga je danas tendencija da odnos arhivska služba - institucije (stvaraoci) bude što je moguće više aktivno uzajaman. Potrebno je odrediti glavne kriterije gledom na kategorije stvaralaca arhivske građe i utvrditi osnovna načela vrednovanja građe vodeći računa o međuovisnosti i hijerarhijskoj ljestvici raznih institucionalnih oblika u kojima se stvara građa, kako bi se sačuvalo samo ono najhitnije i najznačajnije. No, istovremeno je potrebno što više proširiti ulogu institucija u cjelini zaštite arhivske građe. U tom smislu i najnoviji propisi koje je donio Arhivski savjet Hrvatske zacrtali su put kojim bi valjalo u ovoj fazi razvoja uspostaviti aktivan dijalog i suradnju institucije - arhivska služba. S jedne strane, arhivska služba mora - u suradnji sa stvaraocima - donijeti kriterije za vrednovanje registraturne građe, kako bi se sačuvalo ono najbitnije i najznačajnije za povijesni identitet naroda. S druge pak strane potrebno je u samim institucijama stvoriti osnovne uvjete za aktivnu suradnju: obrazovanjem kadrova i njihovim uključivanjem u proces zaštite i čuvanja građe (4).
Ovaj odnos arhivske službe prema institucijama - stvaraocima arhivske građe u suvremenoj arhivistici zauzima sve značajnije mjesto i traži temeljitiju teorijsku obradu i praktičan pristup u rješavanju najrazlicitijih problema koji su s time povezani: od praćenja stvaranja pojedinih institucija, njihova prestanka radom, do raščlambe njihove međuovisnosti i povezanosti te konačno, i valorizacije građe u nastajanju, što je jedan od ključnih problema suvremenog razvoja arhivske službe koja se susreće sa sve većom količinom građe što nastaje kao i sa novim suvremenim nosiocima informacija (nekonvencionalna arhivska građa).
Institucije i princip provenijencije
Zaštita i vrednovanje "arhivske građe u nastajanju" sigurno je najznačajniji vid odnosa arhivske teorije i prakse prema institucijama. No, i drugi aspekti arhivistike (sređivanje arhivske građe, formiranje fondova, kriteriji za izradu pojedinih informativnih pomagala) nužno traže poznavanje stvaralaca arhivske građe.
Arhivska služba u svom najranijem obliku, dok nije jasno afirmirana njezina organska povezanost s institucijama, najvećim dijelom se oslanjala na "princip pertinencije": u određenim fazama razvoja arhivske službe stvarane su "sadržajne cjeline" iz raznorodnih stvaralaca. To je razdoblje stvaranja različitih zbirki isprava, što se i do danas održalo npr. u muzejima i knjižnicama, gdje se čuvaju "fragmenti" a ne arhivske cjeline. Ipak već u 17. i 18. stoljeću teoretičari koji su pisali o registraturama naglašavali su načelo nedjeljivosti cjelina. Spomenica Berlinske akademije znanosti iz 1819. a posebno Okružnica Ministarstva unutrašnjih poslova Francuske iz 1841. potpuno su afirmirale poštivanje "organski nastalih cjelina", a teoretsko opravdanje tome dali su nizozemski arhivski teoretičari Samuel Muller, Johann Adrian Feith i R. Fruin u svom poznatom djelu "Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archiven" objavljenom u Groningenu 1898.
To su danas dva osnovna načela općenito prihvaćena u arhivskoj teoriji i praksi: načelo provenijencije i načelo prvobitnog reda. Ta dva načela pretpostavljaju kako poznavanje povijesti institucija tako i njihove nutarnje strukture.
1. Načelo provenijencije u svome osnovnom opravdanju pretpostavlja da svaka informacija nastaje u točno određenom povijesnom kontekstu - u određenom izvoru informacija. Jedino polazeći od toga moguće ju je pravo tumačiti i vrednovati. Na prvi pogled dvije suprotne informacije nastale kod dva različita stvaraoca mogu biti svjedočanstvo o jednoj te istoj istini. Provenijencija informaciji daje njen puni "sadržaj". Uzmimo kao primjer pojedine informacije u vrijeme rata: one se mogu pravo vrednovati samo na temelju jasne provenijencije dokumenata. Štoviše, samo u kontekstu cjeline, u kojoj je nastala neka obavijest, ona ima puno svoje značenje.
Na tom temeljnom načelu arhivistike zasniva se i načelo za formiranje fonda. S informacijskog gledišta fond predstavlja skup informacija nastalih djelovanjem jednog stvaraoca, odnosno jedne društveno-pravne osobe ili institucije. Različitost političkih prilika i promjene područja na kojem djeluje neka institucija nužno utječu da razgraničimo građu pojedinih stvaralaca. Bez poznavanja institucija u njihovom konkretnom političkom kontekstu i u njihovoj stvarnoj i teritorijalnoj nadležnosti nećemo moći pravo razdvojiti i oblikovati "arhivske cjeline" odnosno fondove kao zaokruženi "skup informacija" nastalih od jednoga stvaraoca.
Kolikogod je ovo pitanje na prvi pogled jasno i razumljivo, u praksi ono stvara ne male teškoće. U to sam se uvjerio prilikom rada na knjizi Arhivski fondovi i zbirke u Hrvatskoj. Najveće teškoće s jedne strane, i najveći otpor da se odustane od onoga "quieta non movere" te se pokuša stvoriti jedinstvena "tektonika" sačuvane arhivske građe za sve arhive u Hrvatskoj, predstavljalo je upravo nedovoljno poznavanje povijesti institucija. Očite i nedvojbene činjenice, kao što je npr. činjenica da institucije u Dalmaciji u vrijeme mletačke uprave (XV. st. do 1797) čine zaseban zaokruženi izvor informacija (jer su nastale u zasebnom političkom sustavu), različit od onih u vrijeme I. ili II. austrijske uprave (1797-1806, 1813-1918), teško je bilo u praksi do kraja provesti u svim arhivima. Isto tako nedovoljno poznavanje institucija utjecalo je da se i dandanas u nekim arhivima arhivska građa iz mletačkog razdoblja uzima kao jedna cjelina i ne uočavaju se unutar te građe različiti stvaraoci čijim su djelovanjem nastale sasvim različite informacije, pa stoga traže formiranje različitih fondova (informacijske cjeline). Jedna je cjelina notarijat, a druga je npr. građa nastala djelovanjem kneževe kancelarije ili radom komore.
Na ovom osnovnom načelu temelji se i zahtjev cjelovitosti fonda. Pođemo li od principa da je jedna ustanova izvor određene cjeline informacija (nazovimo to "skup informacija"), svako cijepanje fonda predstavlja nasilje nad arhivskom građom, i naliči kidanju neke knjige kao zaokružene cjeline.
2. Načelo prvobitnog reda samo je jedan aspekt načela provenijencije. Raznolikost djelatnosti neke institucije odražava se i u strukturi njezina registraturnog poslovanja. Možemo to izraziti i obratno, polazeći od registrature: svaki registraturni sustav odražava razgranatost djelatnosti pojedine institucije, njezinih odjela i sekcija. Stoga je i razumljivo da u najranijim razdobljima kada nije bilo složenijih institucija niti razgranate djelatnosti, i registraturni sustavi su veoma jednostavni. Složenost administracije i razgranatost djelovanja nužno su tražile i složenije i razgranatije registraturne sustave.
Poštivanje toga "prvobitnog poretka" unutar jedne provenijencije zapravo znači poštivati onaj oblik čuvanja informacija koji je u vremenu njihova nastanka odgovarao strukturi pojedine institucije. U arhivskoj teoriji u nekim se zemljama (Italija) do krajnjih granica nastoji poštivati taj prvobitni poredak (5). Istina, arhivistika dopušta i slobodni princip prvobitnog reda koji se može temeljiti na razradi strukture odnosno funkcija neke ustanove. Po tom principu u sređivanju građe dopušteno je praviti "korekture" u rasporedu građe i njezinoj strukturi. Ipak, često i nemar u sređivanju i nedosljednost u odlaganju spisa govori o tome kakva je bila u povijesti neka institucija. Pa i čuvanje takve nedosljednosti po sebi je "informacija" o djelatnosti stvaraoca građe. Razumije se, nije potebno ostati pri tako krutom stavu u tumačenju prvobitnog reda, ali ovo ističemo upravo zato da se vidi do koje granice i sama prvobitna sređenost građe može odražavati i rad pojedine institucije, pa stoga i sam poredak po sebi daje određenu povijesnu "informaciju".
U tom prvobitnom redu pojedine serije odgovaraju najčešće odjelima pojedinih ustanova, odnosno različitim referadama. Izraženo u informacijskom rječniku svaka ustanova predstavlja jedan skup informacija, koje se onda dijele na najrazličitije podskupove te se konačno dolazi do elemenata informacije u okviru pojedinog predmeta.
Bez poznavanja povijesti stvaraoca arhivske građe, dakle, institucija u njihovom povijesnom kontekstu, unutar političko-društvenih prilika u kojima su djelovale, nemoguća je bilo kakva obrada arhivske građe. Uz poznavanje povijesnog okvira (vrijeme nastanka, nadležnost, unutarnja struktura) nužno je i poznavanje kancelarijskog poslovanja, registraturnog sustava i načina odlaganja. Poznavanje tih elemenata preduvjet je da bismo, poštujući osnovni princip provenijencije i prvobitnog reda, uopće i mogli pristupiti sređivanju i obradi određenog arhivskog fonda.
Vrednovanje arhivske građe i pružanje informacija o građi
Poznavanje institucija nužan je preduvjet ne samo za sređivanje i obradu arhivske građe već i za utvrđivanje njezine sadržajne fizionomije, vrednovanje i davanje informacija.
a) Svaka institucija djeluje u određenom političkom i gospodarsko-društvenom kontekstu s jasno izraženim stvarnim nadležnostima za točno određeno područje. Ta značajka svake institucije omogućava nam i određivanje osnovnog "sadržaja" koji je sačuvan u građi. Već i sama unutarnja struktura i razgranatost kancelarijskog poslovanja i registraturnog sustava upućuju na određene "serije" koje sadržavaju pojedine veće informacijske cjeline ("skupove informacija") koje je moguće naći u pojedinom fondu. Kod nas je u praksi uvedeno da se u Vodičima za pojedine arhive detaljnije analizira sadržajna fizionomija određenog fonda. Ne umanjujući značenje takve raščlambe ipak smatramo da uvodna rasprava u vodiču ili inventaru o svakoj pojedinoj instituciji (njezino mjesto u političkom i gospodarsko-društvenom sustavu zemlje, stvarna i teritorijalna nadležnost) najbolje određuje informacijske "domete" pojedinog fonda.
b) Ovdje je potrebno naglasiti i povezanost poznavanja institucija sa osnovnom informacijom o građi koja se čuva u nekom arhivu. Istraživač koji dolazi u arhiv tražiti podatke, redovito traži građu o nekoj određenoj temi. Gotovo je nemoguće imati takva informativna pomagala koja bi sadržavala sve podatke potrebne za takvu temu. Stoga se osnovna informacija o građi temelji na poznavanju "stvaraoca informacija" -institucija. Arhivist sebi postavlja pitanje: u kojoj instituciji je mogla nastati građa koja sadrži takve informacije. Poznavanje povijesnog razvoja institucija ne samo na razini "pokrajinskog arhiva" nego i na razini države pa čak i šire, nužan je preduvjet da bi se mogla pružiti cjelovita informacija za određenu temu. To poznavanje institucija mora biti, da se slikovito izrazimo, vertikalno i horizontalno. Potrebno je u određenom povijesnom razdoblju poznavati razvoj institucija od lokalne razine pa do najviših državnih struktura, uključujući i one koje su nastajale u središtima s kojima je u prošlosti naša zemlja bila politički povezana (Mađarska, Austrija, Venecija). Uz to vertikalno poznavanje nužno se traži i horizontalno uočavanje svih vrsta institucija na određenom području (uprava, pravosuđe, crkvene institucije, gospodarstvo, prosvjeta i dr.). Dok je razina horizontalne razgranatosti mnogo veća, ona se unutar vertikalne povezanosti sve više suzuje te se do onih najznačajnijih informacija dolazi eventualno unutar nekoga ministarstva.
c) Poznavanje povijesti institucija pomaže nam da možemo dati cjelovite informacije o istorodnoj građi što se nalazi u drugim arhivima, koji čuvaju "više strukture institucija". Npr. neki podatak o razvoju školstva u 19. st. koji nije sačuvan u lokalnim institucijama (jer je građa takvih ustanova najčešće propadala), moguće je naći na višoj razini, u nekom ministarstvu naprimjer.
U informacijskom aspektu poznavanja institucija veoma je značajna i takozvana "negativna informacija" o sačuvanosti građe. Od najrazličitijih institucija sačuvano je relativno veoma malo građe. Postotak te sačuvanosti proporcionalno se smanjuje sa starošću građe. Uzmimo kao primjer opet arhivsku građu nastalu radom komuna u priobalnim gradovima u razdoblju mletačkog vrhovništva. Dok je građa notarskih arhiva razmjerno dobro sačuvana, ostala građa (posebno ona za razvoj gospodarsko-društvenih odnosa) sačuvana je samo fragmentarno. Ukoliko istraživač ne vodi računa o tom "negativnom aspektu" - da građa nije sačuvana, može izvoditi veoma dalekosežne zaključke, koji ne moraju biti ispravni, jer za to područje istraživanja nije sačuvana relevantna građa. Ne uočavajući taj "negativni aspekt" u historiografiji su se donosile krive ocjene npr. o gospodarskoj politici Venecije. Za novije razdoblje ta "negativna informacija" (nepostojanje određenih podataka, koji bi trebali postojati) može biti još kobnija. Naime, pojedini podaci su se znali svjesno uništavati da bi se "sakrili tragovi" neke činjenice.
Da bi se dobila što potpunija slika o informacijskim mogučnostima koje može pružiti neki arhiv, nužno je izraditi šematizme institucija koje su djelovale na nekom području, popise institucija izvan toga područja a koje su za nj bile nadležne te konačno sabrati podatke u kojoj su mjeri sačuvani dijelovi tih različitih institucija. Takav pregled "idealnog stanja" i stvarne očuvanosti neophodno je pomagalo kako za davanje informacija tako i za uočavanje praznina u istraživanju, koje onda nužno traže nadopunu iz izvora drugoga reda.
d) Konačno, vrednovanje arhivske građe nužno pretpostavlja i vrednovanje različitih institucija. Različite razine vertikalne povezanosti i horizontalne međuovisnosti pomažu nam pri utvrđivanju jasne slike o valorizaciji pojedinih stvaralaca, pa prema tome i o valorizaciji sačuvane arhivske građe. Ne možemo istim mjerilom određivati građu mjesne ili opčinske razine s onom koja je nastala na razini kotara ili okruga, razumije se, pod uvjetom da je ova posljednja dobro sačuvana. Isto tako značaj neke građe kotarskog ili okružnog karaktera ne može se vrednovati istom mjerom kao onaj na široj razini, osobito u sustavima gdje su uprava, sudstvo, a i druga područja djelatnosti hijerarhijski, posebno u centralističkim sustavima, povezani i međusobno tijesno uvjetovani. Taj princip vrednovanja u arhivskoj službi ima i šireg odraza u zaštiti i obradi građe, kao i u cjelokupnom postavljanju uloge pojedinih arhiva. Kao primjer navedimo i praktičke posljedice u zaštiti arhivske građe: na temelju poznavanja i utvrđivanja značenja pojedinih institucija valja određivati i prioritete u obradi, mikrosnimanju i restauriranju.
Konačno, poznavanje ustrojstva suvremenih institucija pretpostavka je da se valoriziraju suvremeni stvaraoci arhivske građe. Na taj je način moguće racionalizirati i sustavno provoditi nadzor nad zaštitom arhivske građe u nastajanju, ali i utvrđivati kriterije i prioritete za preuzimanje arhivske građe u arhive.(6)
Problemi i zadaci proučavanja povijesti i ustrojstva institucija državne vlasti
Iz svega što smo dosada istaknuli o povezanosti institucija s arhivistikom očito je da nije moguće ni zamisliti arhivsku službu bez temeljite proučenosti povijesti institucija. Za razliku od mnogih europskih zemalja u kojima se ovome problemu pridaje ne malo značenje, kod nas u Hrvatskoj jedva da možemo govoriti o nekom ozbiljnijem pristupu u razradi ove problematike. Samo kao ilustrativnu potvrdu toj tvrdnji napomenimo da nemamo ozbiljnijih rasprava ni o temeljnim institucijama koje su djelovale na području Hrvatske u prošlosti (kao što su Hrvatski sabor, Ban, Zemaljska vlada i dr.). Štoviše, mi nemamo niti jednog sustavnog pregleda povijesti uprave i pravosuđa, koji bi mogao poslužiti arhivskim djelatnicima u njihovu radu pri obradi arhivskih fondova. Izuzetak je Priručnik M. Smrekara za razdoblje nakon 1848. do prvih godina 20. st., koji donosi razradu propisa o upravi i pravosuđu (7).
Povijest institucija dijelom se predaje na Pravnom fakultetu unutar kolegija povijesti države i prava. Na Filozofskom fakultetu, u okviru studija povijesti, razrađuju se pojedine upravne institucije ali kao odraz političkih promjena, bez ulaženja u raščlambu upravnih struktura i njihova značenja u određenom političkom razdoblju. Najpotpuniji prikaz razvoja institucija državne vlasti napisao je I. Beuc, najprije kao skripta predavanja koje je održao na arhivističkom tečaju u Zagrebu (8), a zatim kao zasebnu knjigu u kojoj težište stavlja na problematiku državnosti Hrvatske i Slavonije do propasti Austrougarske monarhije 1918.(9) Uz radove I. Beuca valja posebno istaknuti i pregled institucija koji je razradio H. Sirotković u Pregledu povijesti države i prava za razdoblje od 1848. do 1945.(10)
Nedovoljna istraženost institucija, posebno u onim aspektima koji su potrebni kao pretpostavka za temeljitu obradu arhivskih fondova, traži od arhivskih djelatnika da usporedno s radom na sređivanju i obradi arhivske građe, sami proučavaju i povijest pojedinih institucija, njihovu nutarnju strukturu, stvarnu i teritorijalnu nadležnost kao i poslovanje pisarnica. Kako bi se potaknuo sustavan rad na istraživanju svih vrsta institucija, na inicijativu Saveza društava arhivskih radnika Hrvatske, na savjetovanjima 1988. (Brijuni), 1989. (Stubičke Toplice) i 1990. (Plitvice), obrađeni su segmenti povijesti institucija od 1848. do 1945. te institucije Vojne krajine.
Daljnji rad na proučavanju povijesti institucija možemo usmjeriti na više razina.
Jedna od pretpostavki za proučavanje povijesti institucija je i izrada bibliografije svih relevantnih izvora značajnih za proučavanje povijesti institucija. Ovdje prvenstveno mislimo na različite šematizme, godišnjake i preglede uprave i pravosuđa u pojedinim vremenskim razdobljima. Takav priručnik izradili su zajedno slovenski, austrijski i talijanski arhivisti za područja Štajerske, Kranjske i Primorja(11). Kratki pregled povijesti institucija i iscrpna bibliografija koju donosi taj Priručnik nezaobilazno je pomagalo pri rekonstrukciji različitih upravnih, pravosudnih, vojnih i crkvenih institucija i njihovoj daljnjoj obradi. Često arhivski djelatnici nisu u mogućnosti doći i do najosnovnijih podataka, kao što je npr. shema institucija samo jednog kraćeg povijesnog razdoblja, a da i ne spominjem različite nutarnje promjene u organizaciji tih ustanova, promjene naziva, nadležnosti i sl.
Uz takav osnovni, pionirski rad, nužno je potaknuti istraživanje povijesti pojedinih institucija kako na razini središnje uprave tako i na razini lokalnih institucija. Posebnosti pojedinih naših krajeva (Sjeverna Hrvatska, Dalmacija, Istra, Dubrovnik i Vojna krajina) traže za starije razdoblje razradu unutar tih većih cjelina, i to: proučavanje središnjih upravnih, pravosudnih i dr. institucija kao i njihovu vezu s nižim, lokalnim institucijama. Proučavanje institucija za šire područje mora sadržavati i osnovne podatke o institucijama u središtima s kojima su naši krajevi bili upravno povezani u prošlosti (Austrija, Mađarska, Mleci). Za novije razdoblje, osobito od 1918., a posebno za razdoblje od 1945. godine moguća su jedinstvena proučavanja za cijelu Hrvatsku.
S metodološkog gledišta proučavanje povijesti institucija, prilagođeno zahtjevima arhivske struke, mora obuhvatiti sljedeće osnovne elemente:
1. Osvrt na političke i gospodarsko-društvene uvjete u kojima nastaju i djeluju pojedine institucije, koje su zapravo odraz i slika tih uvjeta. Međuovisnost povijesnog razvoja i institucionaliziranih struktura temelj je i za vrednovanje uloge institucija na različitim razinama, pa stoga i za valorizaciju građe koja je nastala njihovim djelovanjem.
2. Razrada hijerarhijske ovisnosti i međuutjecaja institucija na različitim razinama. Ta hijerarhijska međuovisnost, kao odraz određenog tipa društva (centralistička i samoupravna društva), sama po sebi govori o značenju pojedinih institucija u određenim razdobljima (npr. samostalnost, za razliku od pukog izvršavanja naloga odozgo; značaj isključivo političkih struktura, za razliku od ostalih koje su podređene "politici vrha" ili "jedne grupe"). Ne treba ni napominjati koliko uočavanje te hijerarhijske međuovisnosti omogućuje da pravo vrednujemo pojedinu građu.
3. Osnivanje i prestanak neke institucije i nutarnja organizacija su nezaobilazni elementi uočavanja načina djelovanja institucija. Statuti, zakoni i drugi relevantni propisi kojima se utvrđuje nadležnost, unutarnja struktura i poslovanje, neophodan su preduvjet za svaki ozbiljniji rad na sređivanju i na obradi arhivske građe. Ovdje treba dodati i propise o kancelarijskom poslovanju i o registraturnim sustavima odnosno klasifikacijskim oznakama.
Kao poseban aspekt u proučavanju institucija valja izdvojiti rad vanjske službe u arhivima. Premda se u sadašnjem razvoju arhivske službe ozbiljno susrećemo s problemima koje postavlja i koncepcija i organizacija naše vanjske službe, u svakom slučaju suradnja sa pojedinim stvaraocima - institucijama ostaje trajna obveza te traži ozbiljno praćenje razvoja svih vrsta suvremenih institucija kao stvaralaca arhivske građe koja se ima preuzeti u arhive.
Podaci o postanku, promjenama naziva, o unutarnjoj strukturi i registraturnom sustavu pojedinih ustanova, što se skupljaju u okviru vanjske službe, imaju višestruko značenje: ti podaci su osnova za kategorizaciju stvaralaca, a naknadno će postati neophodna dokumentacija kod obrade arhivske građe.
Novi provedbeni propisi u Hrvatskoj koji predviđaju kategorizaciju stvaralaca arhivske građe pretpostavljaju još temeljitiji pristup praćenju razvoja i uloge pojedinih institucija(12) . Bez točne evidencije i analize stvaralaca arhiv ne može ostvariti jednu od temeljnih zadaća što ih pred njega postavlja suvremena arhivska služba: sačuvati onu arhivsku građu koja će sadržavati najbitnije informacije o cjelokupnom političkom, gospodarskom i kulturnom razvoju društva.
Osim praćenja rada institucija, daljnji zadaci suvremeno koncipirane vanjske službe zahtijevaju tješnju suradnju sa institucijama u valorizaciji njihove građe i u zajedničkom naporu da se doista očuva ono što je najvrednije.
Možemo zaključiti: arhivska služba je nezamisliva bez trajne i organske povezanosti s institucijama-stvaraocima osnovnih nosilaca informacija. Ta je povezanost - doduše u različitim oblicima i na različitim razinama - trajno prisutna, a u suvremenosti postavlja posebne zahtjeve pred arhivsku službu. Poznavanje povijesti institucija zadire u same osnove arhivističke obrade građe: ono je pretpostavka ne samo sređivanja i obrade, već i zahtjev "informatičkog" obilježja arhivistike. Bez temeljitijeg istraživanja povijesti institucija ne možemo ni govoriti o ozbiljnijem razvoju arhivistike.
Resume
L'archivistique et l'histoire des institutions administratives
La conservation et la protection "des archives en formation" devient (c'est au moins la tendance predominante) le soin commun ou se joignent et participent le service des archives et les createurs du materiel archivistique. La connexion de l'archivistique et de l'histoire des institutions resulte des principes fondamentaux de l'archivistique (principe de provenance, principe de reconstitution de la structure initiale, principe de l'intégrité du fonds), qui sont la base pour la formation du fonds, pour son classement et pour sa description. La structure du fonds d'archives, son contenu et la valorisation des informations conservées, sont déterminés par le "créateur" du fonds -l'institution. Finalement, la connexion de l'archivistique avec l'histoire des institutions se manifeste aussi sur le champ de renseignement sur le matériel archivistique. Il n'est possible de rendre l'information complète que dans le cadre de l'ensemble où une certaine information est née. Cela suppose la connaissance des institutions dans leur connexion verticale (hiérarchique) à partir des organes d'Etat centraux jusqu'aux organes locaux, mais aussi dans leur étendue horizontale (des institutions les plus diverses à un certain niveau: administratives, juridiques, de l'enseignement, etc.). Enfin, la connaissance des institutions contemporaines est indispensable pour permettre la catégorisation et la valorisation des créateurs du matériel archivistique.
Traduit par Ornâta Tadin
1 Robert-Henri Bautier u svom radu "Les arehives" u L'histoirc ct ses me-thodes, Paris 1961, str. 1137-1145 ističe tijesnu povezanost arhiva i uprave.
2 Udžbenik arhivistike negdašnje Njemačke Demokratske Republike (Archiv-vvesen der DDR, Berlin 1984) osobitu pozornost posvećuje povijesti i načinu čuvanja arhivske građe u prošlosti, u odjeljku Sehriftgutvenvaltung, str. 75-130, s izborom literature, str. 437-439. Njemački teoretičari razvili su već u 16. i 17. st. prve osnove zaštite i sređivanja građe u pismohranama. Spomenimo samo neke: Jakob von Rammingen, Gottfried Wilhelm Leibnitz, Jakob Wencker, Philipp Ernst Spiess.
3 Arhivi kao samostalne ustanove sustavno se počinju razvijati već u 18. st. Marija Terezija je 1749. osnovala Haus-, Hof- und Staatsarchiv koji je postao uzor i poticaj osnivanja arhiva u ostalim europskim državama. Ipak, sustavna povezanost arhiva i pismohrana dostignuće je kasnijeg razdoblja, a u punini se afirmirala tek u najnovije doba.
4 Uputstvo o vrednovanju registraturne građe (NN 33/1987); Pravilnik o zaštiti arhivske i registraturne građe izvan arhiva (NN 17/1988); Pravilnik o polaganju ispita o stručnoj osposobljenosti radnika za zadatke i poslove zaštite arhivske i registraturne građe izvan arhiva (NN 17/1988).
5 Usp. Elio Lodolini, Archivistica. Principi e problemi, Milano 1985. Strogo načelo prvobitnog poretka obraduje u poglavlju "8. Conseguenze: la ricostituzione dellordine originario costituisce l'unico valido metodo di ordinamento dell'archivio" (str. 127-139). E. Lodolini podrobno raščlanjuje načelo provenijencije i moderna tumačenja toga načela ("slobodni princip provenijencije") koja dopuštaju "poboljšanje " poretka nastalog u pismohrani. No, unatoč tome naglašava strogo načelo prvobitnog poretka, pa čak i jednom odjeljku u svojoj knjizi daje naslov: "Contenuto del archivistica e scopo del lavoro archivistico. Soltanto la ricostituzione incondizionata dell'ordine originario soddisfa ogni esigenza scientifica" (str. 164-170).
6 Polazeći od tog načela Arhivski savjet Hrvatske donio je Uputstvo o vrednovanju registraturne građe, koje - oslanjajući se na značaj i vrijednost građe - predviđa tri kategorije stvaralaca. Temeljem takve kategorizacije proistječu obveze i arhiva i ustanova prema zaštiti arhivske građe. Do sada je izrađena i objavljena jedino kategorizacija stvaralaca republičkog značaja (Popis imalaca arhivske i registraturne građe prve i druge kategorije u nadležnosti Arhiva Hrvatske, NN 15/ 1989).
7 M. Smrekar, Priručnik za političku upravnu službu u kraljevinah Hrvatskoj i Slavoniji, I-V, Zagreb 1899-1905.
8 Povijest institucija državne vlasti u Hrvatskoj (1527-1945), Zagreb 1969.
9 Povijest institucija državne vlasti Kraljevine Hrvatske, Slavonije i Dalmacije. Pravnopovijesne studije. Zagreb 1985.
10 H. Sirotković i L. Margetić, Povijest država i prava naroda SFR Jugoslavije, Zagreb 1988. Osnovne podatke o najznačajnijim upravnim i pravosudnim institucijama obradio je H. Sirotković u Rječniku historije države i prava, Zagreb 1968.
11 Priročniki in karte o organizacijski strukturi do 1918 v deželah Koroški, Kranjski, Primorju in Štajerski do leta 1918. Zgodovinsko-bibliografski vodnik. (Uvodni tekstovi su napisani trojezično, na njemačkom, slovenskom i talijanskom). Graz-Klagenfurt-Ljubljana-Gorizia-Trieste 1988.
12 U Arhivu Hrvatske izrađen je šematizam s pregledom svih zakonskih propisa za pojedine ustanove republičkog značaja, za razdoblje 1945-1990. Takve šematizme potrebno je izrađivati i na regionalnoj razini, jer oni postaju predragocjeno pomagalo kod preuzimanja arhivske građe u arhiv te posebno kod njezine obrade.