9. Informacijski sustavi
9.1. Odrednice informacijskih sustava
Kako je informacijska djelatnost praktična društvena djelatnosti, dio društvene prakse, za informacijsku je znanost osobito važno proučavati društvene odrednice informacijskih sustava.
Potrebno je uočiti činjenicu da je informacijski sustav socijalni prostor, okvir u kojemu se razvijaju informacijske djelatnosti i procesi, ne samo kao mirni slijed odnosa već i kao susret i sukob interesa cijelog društva ili nekih njegovih dijelova.
Informacijski je sustav kao pozornica praktičnih društvenih odnosa mjesto na kojemu i posredstvom kojega se oblikuju različiti društveni interesi kao i sukobi tih interesa. Zato zakonitosti i pravilnosti informacijske djelatnosti i informacijskih sustava treba tumačiti društvenim odrednicama - utjecajem društvene strukture na njih.
Danas je uvriježeno mišljenje da je kompjutor tehnička i tehnološka osnovica informacijskih sustava. Štoviše, svaka se kompjutorska obrada podataka nakon određenog vremena proglašava informacijskim sustavom. Što je informacijski sustav s društvenog motrišta, to ostaje nejasno i maglovito, pogotovo ako nije vezano za kompjutorsku opremu i organizaciju automatske obrade podataka. Opće definicije ne mogu prikriti neodređenost kriterija i zbrkanost misli u takvim koncepcijama.
Zato pođimo redom: ponajprije pojasnimo što su informacijski sustav i njegova struktura u društvenom okruženju, potom u kakvu su odnosu informacijski sustavi i arhivi, biblioteke, muzeji i specijalizirani INDOK centri, da bismo tek nakon tih određenja mogli zaključiti o mjestu, ulozi, mogućnostima i granicama kompjutora u pojedinim informacijsko-dokumentacijskim službama i informacijskim sustavima.
. Informacijski je sustav organizirana cjelina informacijskih djelatnosti i odnosa (informacijsko-dokumentacijsko-komunikacijskih) organizacija, službi i institucija te informacijske kulture.
Informacijski sustav nije nešto različito od postojećih ili drugih društvenih organizacija, službi, djelatnosti, odnosa i normi već je on teorijska redukcija kompleksne društvene stvarnosti (bilo globalnog društva ili pak pojedine društvene djelatnosti) kako bi se iz posebnog (informacijskog) motrišta promatralo i proučavalo globalno društvo ili neki njegov segment, odnosno djelatnost.
Ono što razlikuje informacijski od ostalih sustava i djelatnosti jest osebujnost informacijske djelatnosti, specifičnost njezinih normi, funkcija i odnosa.
Informacijski je sustav mreža informacijskih djelatnosti, službi i odnosa; kao takva, ta je mreža inkorporirana u sva društvena područja i djelatnosti i tvori društvenu infrastrukturu. Kao nešto različito od drugih društvenih djelatnosti, podsustava ili sustava, informacijski je sustav to tek po svojim funkcijama, organizaciji i korisnicima.
9.2. Struktura informacijskog sustava
Pod pojmom informacijskog sustava razumijevamo niz elemenata informacijske djelatnosti koji tvore organiziranu cjelinu, sustav. Pod pojmom strukture informacijskog sustava mislimo na unutrašnji raspored tih elemenata, njihov sastav, poredak i odnose u informacijskom sustavu.
Struktura informacijskog sustava nastaje, dakle, povezivanjem informacijskih institucija, organizacija i službi u konkretne informacijske i društvene odnose sa specifičnim ulogama i zadacima u svakom konkretnom informacijskom sustavu.
Postavlja se pitanje koje su društvene odrednice, činitelji informacijskog sustava, odnosno strukture informacijskog sustava? Premda je dosta nezahvalno klasificirati te činitelje, mogli bismo predložiti podjelu po kojoj informacijski sustav (IS) tvore (ne inzistirajući na doslovnim razgraničenjima):
. informacijski subjekti
. informacijska kultura
. oprema - tehnička i tehnološka osnovica IS-a, te
. okolina IS-a.
a) Pod informacijskim subjektima u ovom slučaju možemo razumijevati:
- prvo, razne oblike i vrste informacijsko-dokumentacijskih organizacija i službi, tj. razne vrste biblioteka, dokumentacijskih centara, arhiva, muzeja, INDOK službi, referalnih centara, računskih centara (ERC-a) itd., koji se bave praktičnom informacijskom, dokumentacijskom i komunikacijskom djelatnošću
- druga vrsta subjekta jesu informatička društva i udruženja na regionalnoj, nacionalnoj i međunarodnoj razini, npr. društva bibliotekara, dokumentalista, arhivista, muzealaca, informatičara, korisnika i vlasnika AOP opreme
- treću vrstu subjekta, čiji je utjecaj posredan ali ipak konstituirajući za IS, čine znanstvene jedinice i instituti koji se bave proučavanjem informacijske djelatnosti i projektiranjem IS-a, te škole i fakulteti koji obrazuju kadrove za tu djelatnost
- još jedan činitelj, koji ponekad može djelovati kao važan subjekt čak i mimo svih organizacijskih oblika jesu istaknuti pojedinci koji svojim osobnim zamislima i djelatnošću utječu na oblikovanje IS-a ili pak usmjeravaju njegovu djelatnost.
b) Mnogo je teže precizirati što je to informacijska kultura. Informacijsku kulturu tvori sklop društvenih vrijednosti te stajališta i orijentacija korisnika IS-a, odnosno njihovo ponašanje, kao i pravila ponašanja samog infor-macijskoga sustava. Pritom se ponajprije misli na trajne oblike i obrasce ponašanja korisnika, ponašanja koje je određeno vrednotama, svjetonazorom, statusom i pravilima korisnika.
Vrstu i strukturu obavijesti te način njezina korištenja uvelike određuje kultura korisnika (a ne samo njihovo obrazovanje). Zacijelo je informacijska kultura dio opće kulture, ali njezin specifičan dio. To je pogotovo očito za različite grupe korisnika čije su potrebe za informacijama specifične i raznolike pa je i način njihova ponašanja drukčiji. Informacijskom kulturom korisnika u nas se planeri IS-a malokad ili, točnije, uopće ne bave. A trebalo bi jer "ljudi se orijentiraju pomoću svjetonazora, rukovode vrednotama, a djeluju ili ponašaju se prema pravilima, poopćenim i prihvaćenim uzorcima". To vrijedi za ponašanje ljudi općenito, ali i za njihovo ponašanje u artikulaciji i rješavanju informacijskih potreba.
Informacijska kultura ne određuje samo korisnika nego i cjelokupni informacijski sustav i njegovu strukturu. Naime, ovisno o svjetonazoru informacijskih subjekata, određeno je mjesto i uloga IS-a u društvu, odnosno u nekom njegovu segmentu; ovisno o izboru vrednota bit će definirani ciljevi IS-a, ono što će on raditi i čemu će težiti; a pisana i nepisana pravila odredit će kako će se u IS-u to raditi. Bez tih elemenata, tj. njihovih jasnijih određenja, svaki je IS osuđen da bude mrtva društvena institucija ne samo u praksi nego mrtvorođenče već i u projektu.
c) Oprema je materijalna baza svakog IS-a. Opremu možemo podijeliti na dvije kategorije, zapravo, možemo joj pridati dva značenja.
. Šire značenje opreme razumijeva sva tehnička pomagala i sredstva što se koriste u informacijsko-dokumentacijskim procesima.
. Oprema u užem značenju obuhvaća medij, dominantni medij u komunikacijskom procesu; to je sredstvo pomoću kojega ili kroz koje proizlazi interakcija između informacijskih subjekata i korisnika, posredstvom kojega se prenosi poruka. U tom smislu medij je središnji element komunikacijskog procesa.
Kada je riječ o širem ili užem značenju opreme, moramo razlikovati dva načina odnosno pristupa opremi: materijalni i procesni.
. Materijalni se način oslanja na fizička pomagala i tehnička sredstva,
. procesni na metode, tehnike i načine primjene i rukovanja opremom te metode, tehnike i sustave za obradu raznih medija (nosilaca poruka).
O tehničkom i tehnološkom aspektu IS-a danas se najčešće govori, ali je potrebno naglasiti da ga ovdje poimamo u najširem smislu: od opreme za uređenje prostora i smještaj fondova do klasičnih i suvremenih tehnika i tehnologija za obradu dokumenata i podataka te opreme za sve vrste komunikacijskih procesa. A to znači da kompjutorska oprema nije isključivo i jedino sredstvo IS-a, kako se danas prema nekritičkom pristupu smatra. Kompjutorska oprema i odgovarajuća komunikacijska mreža imaju neobično važnu ulogu i zato se o njima ponajviše raspravlja.
d) Informacijski subjekti, informacijska kultura te oprema sastavnice su IS-a u sklopu same informacijske djelatnosti. Ali svaki je IS uvelike uvjetovan i mnogim drugim čimbenicima koji se ne mogu ubrojiti u elemente njegove strukture. Te izvanjske odrednice oblikuju IS jer ga okružuju. Te podsustave, područja i segmente jednog društva što okružuju IS možemo nazvati okolinom IS-a. Najvažniji podsustavi društva relevantni za svaki informacijski sustav jesu:
. politički
. ekonomski
. komunikacijski
. kulturni sustav neke zajednice.
Dakle, svaki informacijski sustav mora biti sukladan općim ciljevima društvenog razvoja, ali i posebnim interesima socijalnih zajednica kojima služi. Njegova cijena mora biti primjerena njegovoj djelotvornosti i ekonomskim mogućnostima društva. Tehnika i tehnologija moraju se uskladiti s mogućnostima i planovima razvoja cjelokupne društvene komunikacijske infrastrukture. Organizacija, ponašanje i korištenje IS-a mora biti sukladno postojećoj informacijskoj kulturi korisnika te svjetonazoru i vrednotama društva odnosno podsustava za koji se IS uspostavlja.
Osim tim općim uvjetima, svaki IS mora udovoljiti mnoštvu posebnih zahtjeva okoline u kojoj djeluje, svaka okolina ima specifične zahtjeve, ovisno o tome je li riječ o IS-u za obrazovanje, znanost, kulturu, poljoprivredu, bankarstvo, cestogradnju, elektrotehniku, itd.
9.3. Tri pristupa informacijskom sustavu
Elementi strukture informacijskih sustava međusobno su povezani, uvjetovani i ovisni. Primjeri iz prošlosti i povijesti informacijske infrastrukture pokazuju da je teško napraviti prioritetnu listu sastavnica i odrednica IS-a. Ipak, to se pitanje nužno nameće pri metodologiji koncipiranja, projektiranja i razvijanja informacijskih sustava. Za one koji se neposredno time bave važno je znati je li težište pri stvaranju i razvijanju IS-a na:
a) novoj vrsti organizacije (postojećih i budućih) informacijskih subjekata,
b) na institucionalizaciji, tj. preciziranju prava i dužnosti, odnosno pravila ponašanja za informacijske subjekte pa se tako težište stavlja na pravnu regulativu, ili pak
c) na sustavu vrijednosti po kojima će se određeni IS konstituirati i ponašati.
Neosporno je da su sva tri pristupa međusobno povezana i da se ovisno o tome kako je riješen jedan od pristupa, limitira drugo i treće određenje. Upravo zato postavlja se pitanje: što znači ako se težište u metodologiji stvaranja IS-a stavlja na jedan od tih pristupa?
Pitanje organizacije zapravo je pitanje stvaranja mehanizma koji će osigurati ostvarenje interesa subjekata što sudjeluju u informacijskom procesu. Zato je pitanje organizacije IS-a uvijek vezano za istraživanje i preciziranje interesa sudionika IS-a, interesa koji su obično na globalnom planu zajednički, ali praksa pokazuje da su neposredni, operativni ciljevi što se temelje na pojedinačnim interesima češće suprotni nego što se poklapaju. Stoga interesi kao osnovni činitelj organizacije IS-a ne mogu osigurati stabilnost i stalnost toga sustava jer su neposredni interesi i informacijskih subjekata i korisnika IS-a uvjetovani prilikama, a to znači da se organizacijski problemi IS-a moraju rješavati od (ne)prilike do prilike, ovisno o mijeni interesa, tj. stalno.
Jednako je teško institucionalizirati odnose u IS-u, odrediti pravila ponašanja raspodjelom prava i dužnosti kako bi proklamirane norme postale realni društveni odnosi. Obično se status svakog sudionika IS-a već zasniva na određenim, posebnim (u ovom slučaju to znači partikularnim) institucionaliziranim odnosima. Ta bi svoja posebna prava i dužnosti sudionici IS-a morali uskladiti s pravilima zajedničkog ponašanja; zato se postavlja pitanje: tko je, ili što je, autoritet koji može osigurati da proklamirana institucionalizacija IS-a postane praksa realnih društvenih odnosa? Nije riječ samo o želji za idealnom raspodjelom prava i dužnosti, o želji iskazanoj pravnim propisima.
Proces planiranja kompjutoriziranoga informacijskog sustava (The Swedish agency for administrative development SAFAD, 1982)
1. Ideja
2. Kako je sistem-analitičar razumio ideju 
3. Prva verzija tehničkog rješenja projektnog tima 
4. Ostatak ideje nakon rasprave s nadležnima 
5. Konačni prijedog upravnom odboru 
6. Sustav AOP-a nakon instalacije 
7. Što su korisnici stvarno željeli
Stoga se pokazuje daje sustav vrijednosti i ideja na kojima se osniva neki IS ipak ono što daje stabilnost i trajnost jednom sustavu; i to znatno više no što to može osigurati organizacija, institucionalizacija ili pak tehnička osnovica IS-a. Kao i društveni sustav vrijednosti, i u ovom se slučaju vrijednosti mijenjaju mnogo sporije.
Područje vrijednosti IS-a najmanje je istraženo, pa i sama uporaba tog termina može razumijevati različita značenja i obaveze. Ipak, sustav vrijednosti pretpostavlja promišljeni dogovor različitih subjekata u izboru ciljeva i svrha pri oblikovanju zajedničkog IS-a, sa zajedničkom odgovornošću za njegovu sadašnjost i budućnost. Sustav vrijednosti prestaje biti apstrakcija, on postaje praktični kriterij i za organizaciju i za institucionalizaciju IS-a. Taj praktični kriterij jest ono što osigurava kontinuitet i stabilnost razvoja bez obzira na mijene kroz koje, ovisno o prilikama, IS prolazi.
9.4. Informacijski sustav i informacijsko-dokumentacijske organizacije i službe
Dosada smo pokušali odrediti IS i elemente njegove strukture. Rekli smo da su arhivi, muzeji, biblioteke, referalni centri, računski centri itd. različite vrste informacijsko-dokumentacijskih organizacija i službi, odnosno vrsta informacijskih subjekata što tvore IS. No, postavlja se pitanje: u kojem su i kakvom odnosu informacijsko-dokumentacijske organizacije i službe i informacijski sustavi? Mogu li se pojedine službe poistovjetiti sa IS-om ili su pak samo njegov dio? Ako su npr. biblioteke, arhivi, muzeji dijelovi IS-a, jesu li oni dio IS-a u svojoj ukupnoj djelatnosti ili pak samo dijelom svoje aktivnosti?
Na ta pitanja možemo odgovoriti ako ih prije toga razmotrimo na konkretnom primjeru. Danas i mi sve više govorimo o bibliotečnim informacijskim sustavima; ali kako definiramo osnovne zadaće knjižnica? Većina definicija obuhvaća četiri glavne aktivnosti knjižnice:
. prikupljanje dokumenata (publikacija)
. čuvanje tih dokumenata
. organizaciju prikupljenih dokumenata u zbirke
. diseminacija dokumenata i informacija koje biblioteka posjeduje; ta aktivnost može uključivati i interpretaciju.
To su četiri glavne aktivnosti svake knjižnice. Ukupnost tih aktivnosti čini knjižnicu. Ali knjižnica kao služba ne ulazi u informacijski sustav cjelokupnom svojom djelatnošću. Za informacijski je sustav najvažnija informacijska djelatnost knjižnica (diseminacija dokumenata i informacija te, eventualno, interpretacija podataka), dok su dokumentacijska i komunikacijska djelatnost (prve tri aktivnosti prema gornjoj podjeli) pretpostavke, odnosno uvjeti koji omogućuju tijek informacijskih procesa. Dakle, informacijska aktivnost knjižnice čini knjižnicu segmentom informacijskog sustava, čini je informacijskim subjektom.
Da bi kao organizirana služba mogla obavljati takvu informacijsku djelatnost, svaka knjižnica mora imati raz-vijene i dokumentacijske i komunikacijske postupke. Sudjelujući samo dijelom svoje aktivnosti u IS-u, svaka knjižnica ima i niz specifičnih zadataka što je određuje kao samostalnu službu (ponajprije mislimo na prikupljanje i čuvanje raznih vrsta dokumenata te na organizaciju dokumenata u različite zbirke).
Osim toga, informacijski sustav nije jednostavan zbir informacijskih službi povezanih u cjelinu kojoj bismo mogli odrediti čvrsti organizacijski oblik. Informacijski je sustav djelomično i to, ali i mnogo više od toga. IS je, kao što smo već rekli, sklop informacijsko-dokumentacijsko-komunikacijskih službi, ali i oblik društvenih odnosa. Informacijski sistem je obilježje, kvaliteta ukupnih kapaciteta i mogućnosti službi koje tvore IS. On je svojstvo informacijske djelatnosti, svojstvo međusobno povezanih službi, a ne organizacija mimo tih službi. Riječ je o novoj kvaliteti informacija i o novoj vrsti usluga. Pojedine službe izvještavaju samo o fondovima svojih službi, a IS daje obavijesti relevantne za cijelo područje ili određenu djelatnost (jer obuhvaća i povezuje sve službe relevantne za neko područje ili djelatnost).
9.5. Informacijsko-dokumentacijske službe i kompjutori
Kompjutor je samo jedno od sredstava, sredstvo koje je po svojim pokazateljima najprivlačnije, ali nije i jedina mogućnost obavljanja informacijske aktivnosti. Ovisno o prilikama i mogućnostima društva, treba izabrati najpovoljnije metode i tehnike za informacijske i komunikacijske procese, prikladno kriterijima o kojima je bilo riječi. Dosadašnja iskustva govore da u IS-u uvijek susrećemo kombinaciju različitih metoda i tehnika, pri čemu u komunikacijskom procesu može dominirati jedna ili više metoda. One službe ili onaj IS što su se oslonili na samo jednu vrstu tehnike ili jednu metodu obično su nakon nekog vremena prisiljeni potpuno mijenjati svoje zamisli i organizaciju rada.
Ovdje nećemo govoriti o mogućnostima, području i načinu primjene kompjutora u knjižnicama, arhivima i muzejima, već samo o značenju te primjene s obzirom na odnose tih ustanova prema informacijskim sustavima. Primjena kompjutora npr. u knjižnicama omogućuje racionalnije, djelotvornije i preciznije obavljanje informacijsko-dokumentacijskih poslova. Ali primjena kompjutora u knjižnicama, na osnovi onoga što smo dosada napisali, ne čini knjižnicu informacijskim sustavom već modernom knjižnicom što obavlja svoje tradi-cionalne poslove na racionalan, učinkovit i precizan način. Takva je knjižnica izmijenila svoju organizaciju rada i način obrade dokumenata, dakle izmijenila je svoju fizionomiju, ali bi ipak bilo previše reći da je postala IS, jer nije izmijenila i svoje osnovne ciljeve i zadaće.
Informacijski sustav nastaje povezivanjem raznih službi u cjelinu. Veze što umrežuju različite službe nisu samo telefonske, teleprinterske, tj. telekomunikacijske linije već su to prije svega različiti oblici društvenih odnosa i društvenih normi čiji je cilj ostvarivanje nove kvalitete u informacijskoj djelatnosti. Kompjutor može biti jedna od tehnika što omogućuju ostvarenje informacijskih (društvenih) odnosa između pojedinih službi. Utoliko je on tehnička i tehnološka osnovica novih, kvalitetnijih informacijskih procesa. Umrežavanje služ-bi u IS-u osigurava pouzdaniju i društveno relevantnu obavijest. Informacijski sustavi nastoje osigurati relevantne informacije za društvo, tj. društveno relevantne obavijesti.
Izvjesnost i pouzdanost informacija za društvo osnova je što omogućuje bržu institucionalizaciju IS-a; korisnici, naime, zahtijevaju garanciju za relevantnost obavijesti koje primaju, a tu relevantnost ponajprije traže u provjerenosti (istinitosti), svrhovitosti i smislenosti obavijesti. Takvu vrstu informacije može im osigurati samo institucionalizacija IS-a i njegova povezanost s općim društvenim ciljevima.
Obavijest mora biti društveno relevantna, a da bi bila takva, ona mora biti institucionalizirana. Institucionalizacija IS-a prava je mjera kompjutorizacije informacijskih službi. Granice kompjutorizacije određene su društvenim odnosima što se preklapaju i sukobljuju u području informacijske djelatnosti, a doseg kompjutorizacije pojedinih službi limitiranje društvenim normama. Društvene norme odgovor su na pitanje koliko je zajednica spremna prihvatiti kompjutorizaciju - do koje je granice spremna plaćati i koristiti se uslugama na određen način koncipiranoga informacijskog sustava. Ujedno, društvene su norme posredan odgovor i dogovor o potrebama neke zajednice za društveno relevantnim obavijestima.
Pitanja za ponavljanje:
1. Usporedite definicije informacijskog sustava u 3, 6. i 9. poglavlju, te objasnite zašto se javljaju različita tumačenja?
2 Koji činitelji određuju strukturu informacijskog sustava?
3. Što je informacijska kultura?
4. Koja su tri osnovna pristupa u planiranju informacijskog sustava?
5. Može li se svaka automatska obrada podataka i primjena kompjutora proglasiti informacijskim sustavom?