3. Konsolidacija obavijesti: definicije i pojmovno odredenje*
* Ovo je poglavlje prevedeno iz knjige T. Saracevic, J. B. Wood: "Consolidation of information. A handbook on evaluation, restructuring and repackaging of scien-tific and technical information", Unesco, Pariš, 1981, PGI-81/WS/16, str. 21-31.
Sve djelatnosti koje se širom svijeta bave obavijestima podložne su brzim i velikim promjenama. One obuhvacaju: dotok novih ideja iz velikog broja razlicitih podrucja, njihovo širenje i primjenu; korištenje novih sustava, tehnika i tehnologija; širenje novih teorijskih, eksperimentalnih, pa cak i filozofskih temeljnih spoznaja; itd.
Mnoga podrucja u koja se ulažu znanstveni, tehnicki, komercijalni, društveni i kulturni napori sve cešce uvode i bavljenje informacijama, a posebno nastojanja da se tzv. "eksplozija informacija" stavi pod kontrolu, te da se osigura dise-minacija informacija širem krugu korisnika u zemljama na svim razinama razvoja.
Stoga ne iznenaduje da su terminologija i pojmovi koji se odnose na informacijske djelatnosti, a posebno djelatnosti konsolidacije informacija, podložni stalnim promjenama i cesto izazivaju pravu zbrku. Za istu se stvar cesto koriste razliciti nazivi, i obrnuto, razlicite stvari dobivaju iste nazive. Još ne postoji suglasnost o zajednickim nazivima za mnoge nove pojmove. Osim toga, velik broj korištenih pojmova cesto dobiva više razlicitih konotacija (zbroj znacenja, implikacija). Razlike u konotaciji postoje ne samo medu djelima nastalim u razlicita vremena i na razlicitom mjestu, vec cesto i unutar istog djela. To, ocito, otežava komunikaciju i cesto prijeci daljnji razvoj. Mala je utjeha da je slicno i u drugim (cak starijim) podrucjima u kojima su multidisciplinarnost i problemski pristup uobicajeni.
Stoga smo smatrali potrebnim cijelo jedno poglavlje posvetiti definicijama i objašnjenjima relevantnih pojmova. Osim toga, jasna terminologija, dosljedno primjenjivana i jednako razumljiva kako pošiljaocu, tako i primaocu, osnovni je preduvjet za djelotvornost bilo kakvog napora uloženog u konsolidaciju obavijesti.
3.2. Obavijest: osnovni fenomen
Konsolidacija informacija zasniva se na fenomenu informacije i na procesu komunikacije. Ali stoje obavijest? Obavijest je jedna od temeljnih pojava poput energije i materije. Sve žive sustave, od najnižih do najviših, od stanice do organa, organizma, grupe, organizacije, društva do nadnacionalnog sustava, obilježava obrada materije - energije, s jedne, te informacija, s druge strane. Obavijesti su potrebne za strukturiranje materije - energije.
Kako je obavijest temeljni pojam, moguce je dati nekoliko radnih definicija pojma obavijesti. Te se definicije nužno ne iskljucuju, vec se, štoviše, dopunjuju - do njih se došlo promatrajuci obavijest na razlicitim razinama i iz razlicitih kutova.
U tom cemo smislu navesti cetiri radne definicije pojma obavijesti koje se najlakše mogu primijeniti u razradi koncepcije konsolidacije obavijesti. Svaka od njih izvodi se s donekle razlicitog stajališta i uzima u obzir razlicita svojstva (znacajke) ili ucinke obavijesti. Svaka od njih osvjetljava važan aspekt pojma obavijesti. Evo prve radne definicije:
1. OBAVIJEST je izbor jedne od mnoštva raspoloživih poruka, izbor koji smanjuje neizvjesnost. Obavijest je upravo ono što uklanja neizvjesnost
U toj se definiciji, izvedenoj iz Shannonove teorije informacija, obavijest smatra nepromjenjivim svojstvom necega drugog - poruke, signala ili dokumenta. U veoma temeljnom i univerzalnom smislu obavijest se pritom uzima kao stupanj slobode koji postoji u odredenoj situaciji izbora izmedu više signala, simbola, poruka ili uzoraka koje treba prenijeti. Takvo je probabilisticko shvacanje obavijesti omogucilo razvoj bita, odredene (i restriktivne) numericke mjere za kolicinu informacija.
2. OBAVIJEST je znacenje koje covjek pridaje podacima pomocu poznatih konvencija koje služe za prikazivanje podataka.
Tu je definiciju prihvatio Americki institut za nacionalne standarde (ANSI) nastojeci usmjeriti razvoj terminologije vezane za obradu podataka i kompjutore. Definicija veoma dobro osvjetljava kriticnu ulogu koju u odnosu prema obavijesti imaju konvencije za prikazivanje podataka, uzajamno prihvacena pravila, lingvisticki aspekti itd. Definicija ukljucuje ili dodaje pojam znacenja, pri cemu se indirektno znacenje definira kao znacenje što ih informacije imaju za sustav koji ih obraduje; znacenje je, zapravo promjena u procesima sustava koju obavijesti izazivaju, cesto kao rezultat asocijacija na dotadašnja iskustva danog sustava.
3. OBAVIJEST je struktura bilo kojeg teksta koja može promijeniti strukturu predodžbi primaoca (TEKST je skup znakova koji je pošiljalac namjerno strukturirao da bi izmijenio strukturu predodžbi primaoca).
Ta (pomalo nespretna) definicija, predložena unutar informacijske znanosti, još je bliža ciljevima konsolidacije obavijesti. S tog stajališta, naglasak je na promjenama (dodavanju, brisanju, potvrdivanju, reorganiziranju) znanja i bivanja ("predodžbi") pojedinca. Naše se predodžbe barem djelomicno strukturiraju prema onome što od drugih primamo u obliku poruka. Kada je prijemljivi pojedinac izložen poruci izvana i prihvaca je on ima sposobnost "u-oblicavanja", unutrašnjeg oblikovanja, izmjene ili promjene. Tekstovi koji se mogu namjerno strukturirati tako da na pozitivan nacin utjecu na strukturu predodžbi ili znanje primalaca osobito su važni za informacijsku znanost i za transfer obavijesti.
4. OBAVIJESTI su podaci od vrijednosti za donošenje odluka.
Ta varljivo jednostavna definicija preuzeta iz teorije odlucivanja takoder je cvrsto vezana za ciljeve konsolidacije obavijesti. Pritom se obavijesti vežu za vrijednost (estetsku, moralnu, eticku, ekonomsku ili društvenu) i za ljudsko odlucivanje bilo koje vrste. Pojam potencijalne vrijednosti obavijesti za ljudsku je djelatnost osnova opravdanja bilo koje i svake informacijske djelatnosti. Medutim, tom se definicijom razumijeva i još jedno važno svojstvo obavijesti: obavijest sama za sebi nema nikakvu vrijednost Ona postaje vrijedna tek kada se upotrijebi u nekom procesu odlucivanja, bilo na razini pojedinca, institucije ili nacije, bilo na nadnacionalnoj razini. Informacija putem bolje ili poboljšane odluke cuva druge resurse. Uporaba obavijesti, a ne obavijest sama za sebe, vrijednost je za pojedinca i društvo. Nije važno s koliko informacija raspolažu pojedinac ili društvo - ako se ne koriste, informacije su bezvrijedne.Takvo shvacanje pojma obavijesti izravno utjece na shvacanje prirode informacijskih djelatnosti.
Konacno, navedimo još jednu korisnu definiciju: definiciju javnog znanja. Pojam znanja izravno se vezuje za pojam obavijesti, a cesto se oba koriste u istom smislu. Teško je, možda i nemoguce, detaljno odrediti odnos i razlike izmedu obavijesti i znanja. U filozofiji se znanje prihvaca kao psihološko stanje koje se ne može ni potpuno definirati ni mjeriti. Medutim, za naše potrebe radnih definicija korisno je razlikovanje osobnog i javnog znanja. Osobno znanje analogno je strukturi predodžbi pojedinca u skladu s trecom definicijom. U tom kontekstu,
JAVNO ZNANJE je racionalni konsenzus ideja i informacija.
Tijekom povijesti ljudskih djelatnosti javno se znanje stalno mijenjalo. Stopa promjene varirala je od predmeta do predmeta i od vremena do vremena, ali sama promjena bila je, i još jest, konstanta. Javno ce se znanje neizbježno i dalje mijenjati i rasti te postajati sve vece i složenije. Stoga su potrebni stalni napori da se osigura svrsishodno i ucinkovito prenošenje tih promjena. Polazeci od tih osnovnih definicija možemo identificirati osnovne aspekte i definicije konsolidiranih obavijesti.
Kao što se može vidjeti, postoji niz radnih definicija pojma informacija. Isto tako postoji niz definicija pojma konsolidirane obavijesti. Navest cemo tri od njih, ali ponovo treba naglasiti: te se definicije medusobno ne iskljucuju, komplemen-tarne su i objašnjavaju razlicite aspekte istog pojma.
UNESCO-ov Simpozij o analizi i konsolidaciji informacija (1981) bavio se, izmedu ostaloga, i definicijama i razlikovanjem izraza "jedinica za analizu informacija", i "jedinica za konsolidaciju informacija", posebno u odnosu prema njihovoj funkciji. Uoceno je da "analiza" obuhvaca širok spektar funkcija kao što su sažimanje, indeksiranje, prevodenje, izrada kritickih pregleda, konsolidacija itd. Medutim, postoji mnoštvo centara za analizu obavijesti koji se ne bave konsolidacijom obavijesti. Takoder je istaknuto da se djelatnosti konsolidacije obavijesti mogu provoditi unutar institucija i sustava koji nisu centri za analizu informacija, a mogu ih provoditi pojedinci ili grupe pojedinaca. Stoga je odluceno da se izraz "djelatnosti konsolidacije obavijesti" koristi u sljedecem smislu:
Pojam DJELATNOSTI KONSOLIDACIJE OBAVIJESTI koristi se da bi se pobliže odredile odgovornosti koje nose pojedinci, odsjeci ili organizacije, a odnose se na vrednovanja i sažimanja relevantnih dokumenata kako bi se odredenim grupama korisnika ponudila pouzdana i sažeta nova saznanja. Pojedinci ili grupe pojedinaca što provode djelatnosti vezane za konsolidaciju obavijesti tvorit ce zasebne JEDINICE ZA KONSOLIDACIJU OBAVIJESTI (Information Consolidation Units - ICU).
Vec smo naglasili da je najvažnija funkcija konsolidacije obavijesti vrednovanje, tj. zadržavanje samo pouzdanih informacija. Proizvodi djelatnosti konsolidacije informacija su pouzdani i sažeti proizvodi koji obicno imaju dodatnu vrijednost.
Kada se pripremaju za grupu istovrsnih strucnjaka i rukovodilaca, konsolidirane informacije cak ne moraju biti prepakirane ili prestrukturirane. Medutim, obicno se javljaju u prepakiranom i prestrukturiranom obliku i namijenjene su poduzetnicima i drugim korisnicima. Konsolidacija obavijesti razlikuje se od procesa indeksiranja, sumiranja i sažimanja ponajprije zbog svoje funkcije u vrednovanju informacija. Uzimajuci u obzir upravo opisane aspekte i definicije i pridodajuci ih onima koje smo razmatrali u vezi s pojmom obavijesti, možemo formulirati sveobuhvatniju definiciju pojma konsolidirane informacije:
KONSOLIDIRANE OBAVIJESTI cine javno znanje selektirano na specifican nacin, analiticki obradeno, vrednovano te, ako je moguce, prestrukturirano i prepakirano da bi poslužilo neposrednom odlucivanju, rješavanju konkretnih problema i zadovoljavanju potreba za informacijama odredene klijentele ili odredenog segmenta društva, koji u protivnome možda ne bi mogli doci do tog znanja ili ga upotrijebiti djelotvorno i korisno u onakvom obliku u kojemu se ono nalazi u velikom mnoštvu dokumenata ili pak u svom izvornom obliku. Kriteriji za selekciju (odabir), vrednovanje, prestrukturiranje i prepakiranje tog znanja ovise opotencijalnim korisnicima.
U malo kracem i opcenitijem obliku moguca je i ovakva definicija:
KONSOLIDIRANE OBAVIJESTI su tekstovi ili poruke strukturirane iz fonda javnog znanja tako da utjecu na privatno znanje i odluke pojedinaca koji inace možda ne bi mogli doci do tog znanja ili ga djelotvorno i korisno upotrijebiti u onakvu obliku u kojemu se ono nalazi u velikom mnoštvu dokumenata ili pak u izvornom obliku.
Konsolidirane obavijesti su odredeni oblik predocavanja obavijesti za koji važe svi vec spomenuti opci aspekti informacija (prema dosadašnjim definicijama), ali uz odredena ogranicenja; poimence, konsolidirane obavijesti:
• jesu skup poruka koji vjerojatno/potencijalno može smanjiti neizvjesnost, ali uz uvjet da poruke moraju biti odabrane, vrednovane i strukturirane u skladu s potrebama potencijalnih primalaca
• imaju znacenje koje se pridaje podacima na osnovi konvencija upotrijebljenih u predstavljanju podataka; te su konvencije poznate pošiljaocu i primaocu, a odabrane su u skladu s karakteristikama i potrebama primaoca
• jesu strukturirani tekst koji ima sposobnost da utjece na znanje primaoca, a struktura teksta konstruirana je prije svega na osnovi potreba primaoca
• potencijalno imaju vrijednost u odlucivanju, a problemi i procesi donosilaca odluka odlucujuce utjecu na kriterije za njihov odabir, vrednovanje i strukturiranje.
Slika 3.1. Odnos izmedu javnog znanja, konsolidiranih obavijesti i korisnika
Na slici 3.1. prikazani su medusobni odnosi javnog znanja i korisnika, a izmedu njih se nalaze primarni i sekundarni izvori obavijesti te konsolidirane obavijesti. Kao što se vidi, ni svi primarni ni svi sekundarni izvori nisu dostupni korisnicima niti su svi primjereni njihovim potrebama. Uloga konsolidiranih obavijesti jest da budu što primjerenije potrebama korisnika.
3.4. Komunikacija: osnovni proces
PROCES je slijed dogadaja s nekakvim rezultatom. Fenomeni poput energije, materije ili informacije prolaze kroz mnogo razlicitih procesa; ponekad je cak veoma teško razlikovati fenomen od procesa. Mnogi su procesi vezani za pojam obavijesti, a jedan od njih je i komunikacijski proces.
Komunikacija je fundamentalni proces u povijesti civilizacije. U svom izvornom znacenju u latinskom jeziku izraz komunikacija znaci dijeljenje - posebno dijeljenje znanja medu ljudima. Ta ideja dijeljenja još je uvijek osnova za moderno shvacanje pojma komunikacije, iako se izraz komunikacija koristi u razlicitim kontekstima, od kojih su neki sasvim neprimjereni izvornom znacenju komunikacije. Na primjer, prijenos signala ili dokumenata (za koji se upotrebljava izraz komunikacija) iako je preduvjet, nije isto što i komunikacija obavijesti.
KOMUNIKACIJA je proces kojim se obavijesti putem zajednickog sustava simbola prenose medu clanovima populacije.
U razradenom obliku:
KOMUNIKACIJA je proces kojim se obavijesti prenose odredenim kanalom (odredenim kanalima) od izvora ili pošiljaoca do cilja ili primaoca. Proces može teci u oba smjera a može ukljucivati i povratnu obavijest primaoca; može imati i sposobnost samoadaptacije. Obicno se provodi u više faza. Pritom može postojati i izvor buke, tj. izvor neželjenih obavijesti.
Slika 3.2. Elementi komunikacijskog procesa
Definicija, prikazana na slici 3.2, iako pojednostavljena, danas je široko prihvacen model komunikacije, a potjece još od Aristotela. Zajedno s problemima nabrojenim u daljnjem tekstu, ta definicija obuhvaca elemente koji su sastavni dio bilo kojeg komunikacijskog procesa.
U komunikacijskom procesu susrecemo se s mnogo problema. Warren Weaver istice tri razine komunikacijskih problema:
1. TEHNICKI PROBLEMI: odnose se na tocnost prijenosa simbola u komunikaciji (jesu li simboli koje primalac prima jednaki onima koje je pošiljalac poslao).
2. SEMANTICKI PROBLEMI: odnose se na preciznost kojom preneseni simboli cuvaju znacenje komuniciranih informacija (jesu li pošiljalac i primalac jednako shvatili znacenje poruke).
3. PROBLEMI RELEVANTNOSTI I DJELOTVORNOSTI: odnose se na djelotvornost ucinka primljenih obavijesti na ponašanje primaoca; povezani su s postizanjem cilja pošiljatelja, primatelja ili oboje (je li postignut željeni ucinak ili cilj, jesu li obavijesti uistinu prenijete).
Tehnicka razina problema zadire u relativno jednostavan proces prijenosa signala (ukljucivši, na primjer, nacin na koji je nešto tiskano ili prezentirano), a druge dvije razine zadiru u mnogo višeznacnije pojmove znacenja i relevantnosti. Medutim te tri razine nisu medusobno neovisne; dok se bavimo semantickim problemima, moramo zadirati i u tehnicke probleme, a dok se bavimo problemima djelotvornosti, nužno zadiremo i u druge dvije razine problema. Svi problemi komunikacije su složeni, a njihova složenost naglo raste kako se mijenja razina problema od tehnicke preko semanticke do, konacno, razine djelotvornosti.
Štoviše, nikakva se komunikacija ne zbiva u vakuumu. Faktori okoline (društveni, kulturni, politicki, ekonomski itd.) uvelike utjecu na sve oblike i razine problema u komuniciranju. I cesto se posljedice i ucinak komunikacije ne prosuduju samo u odnosu prema primaocu (ili pošiljaocu) vec i s obzirom na faktore okoline.
Uvode se razliciti sustavi i tipovi komunikacijskog procesa radi rješavanja specificnih komunikacijskih problema. Konsolidacija obavijesti jedan je od pokušaja da se riješi problem djelotvornosti komunikacije, a time i problemi na druge dvije razine. Medutim, naglasak je na stajalištu primaoca. Kao takav, proces konsolidacije informacija veoma je složen i skup proces. On pripada više umjetnosti nego znanosti, i to umjetnosti na veoma visokoj razini.
3.4.1. Difuzija
Postoje, naravno, mnoge specificne vrste komunikacijskih procesa, ustanovljene za specificne namjene, za odredenu klijentelu, vrijeme, prilike...kao što su masovna komunikacija, nastava, propaganda, reklamiranje itd. Difuzija je specificna vrsta komunikacije posebnog znacenja u sklopu djelatnosti konsolidacije obavijesti.
DIFUZIJA je komunikacijski proces putem kojega se nove ideje ili inovacije šire medu clanovima društvenog sustava (ili unutar definirane društvene grupe).
Za difuziju nije važna apsolutna novina ideja ili inovacija, vec njihova relativna novina za društvenu grupu. Nije važno jesu li neke ideje ili inovacije bile otprije negdje poznate i primjenjivane. Ono što je važno jest cinjenica da su one novost za odredeni društveni sustav, grupu ili pojedince. U vezi s tim važno je takoder razmotriti (i) vremenski zastoj u difuziji kao i brzinu prihvacanja i (ii) posljedice koje se javljaju kao rezultat prihvacanja ili odbijanja neke ideje ili inovacije.
Naglasimo: difuziju treba shvatiti kao komunikacijski proces u kojemu sve komponente - posebno korisnici i prilike (ili društveni sustav) u kojima se nalaze - zaslužuju slicnu i nepodijeljenu pažnju. Na primjer, nacin i brzina kojom tehnologija biva prihvacena ne mogu se proucavati i interpretirati neovisno o društvenom i ekonomskom sustavu u koji se ta tehnologija uvodi.
Jedno od ocitih nacela ljudske komunikacije jest da se transfer ideja najcešce javlja izmedu izvora i primaoca koji su slicni, tj. homofilni. HOMOFILIJA (prema grckome: slican ili jednak) jest stupanj slicnosti odredenih atributa, npr. jezika, uvjerenja, vrijednosti, obrazovanja, društvenog statusa i sl., izmedu parova pojedinaca koji su u interakciji. HETEROFILIJA je upravo suprotno: stupanj razlicitosti odredenih atributa izmedu pojedinaca u interakciji. Komunikacija je djelotvornija kada su izvor i primalac homofilni. Medutim, jedan od najtežih problema u komunikaciji inovacija i novih ideja jest to da je izvor obicno dosta heterofilan u odnosu prema primaocu. Oni jednostavno ne govore istim jezikom, a i sama priroda procesa difuzije zahtijeva postojanje barem nekoga stupnja heterofilije izmedu izvora i primaoca.
Taj jaz razlicitosti u difuziji mnogo je veci kada izvor i primalac ne pripadaju istoj kulturi, što je slucaj kada je u pitanju transfer tehnoloških inovacija iz razvijenih u manje razvijene zemlje.
Konsolidacija informacija jest problem difuzije, problem premošcivanja jaza razlicitosti. To je pokušaj da se poboljša komunikacija novih ideja i inovacija oblikovanjem poruka tako da one sadrže vrijednosne elemente i da budu primjerenije potrebama korisnika. Nadalje, cilj je omoguciti djelotvorniju, lakšu i bržu komunikaciju te ostvariti željene rezultate.
Komunikacijski model prikazan na slici 3.2. može se lako upotrijebiti za opis specificnih elemenata ukljucenih u difuziju informacija kao stoje prikazano na slici 3.3.
Slika 3.3. Elementi u difuziji inovacija ili ideja unutar komunikacijskog procesa
3.5. Informacijski sustavi: generička struktura
Konsolidacija informacija provodi se u odredenoj vrsti informacijskih sustava unutar jedinice za konsolidaciju informacija, koja i sama čini sustav. Stoga je važno ispitati informacijske sustave općenito.
SUSTAV je skup elemenata u interakciji, a SUSTAV KOJI JE NAPRAVIO ČOVJEK čini integrirani skup komponenata koje su u interakciji kako bi ispunile unaprijed određene funkcije (procese) s danim ciljevima (svrhom).
Nužno je u bilo kojem pokušaju razvoja, upravljanja, vrednovanja i optimizacije sustava odrediti (i) njegove ciljeve, i (ii) funkcije (procese) koji su u interakciji da bi stvorili odredeni ulaz i osigurali odredeni izlaz u postizanju odredenog cilja. Performanse sustava mogu se odrediti, vrednovati i optimizirati samo u odnosu prema ulazu i izlazu sustava i u odnosu prema njegovim ciljevima. Bez jasno formuliranog cilja i shvaćanja namjene sustava, on, ako uopce funkcionira, radi stihijski i u vakuumu.
Sustavi se osnivaju da bi nosili odredene procese. Kao što je već spomenuto postoji cijeli niz komunikacijskih procesa, pa i niz komunikacijskih sustava (tj. sustava koji su nosioci komunikacijskog procesa).
INFORMACIJSKI SUSTAVI su vrsta komunikacijskih sustava koji odabiru, organiziraju, pohranjuju i diseminiraju javno znanje (s ciljem) da bi komunicirali s korisnicima.
Drugim rijecima, SVRHA INFORMACIJSKIH SUSTAVA jest rekonstrukcija i komuniciranje relevantnog javnog znanja medu korisnicima. Pri tome je RELEVANTNOST mjera djelotvornosti kontakta izmedu izvora i cilja u komunikacijskom procesu.
Postoji više vrsta informacijskih sustava - npr. biblioteke, sustavi za pretraživanje i pronalaženje informacija, centri za analizu informacija, sustavi za odgovor na upite, sustavi za rezervaciju avionskih karata, sustavi tržišnih informacija, centri za strucno pisanje itd. Svaki od tih sustava mora se baviti semantickim problemima informacija, a do odredenog stupnja i problemima djelotvornosti. Konsolidacija obavijesti može biti dio bilo kojeg od tih sustava; medutim, neki se informacijski sustavi pretežno, ili cak iskljucivo, bave konsolidacijom informacija. Na primjer, mnogi se (ali ne svi) centri za analizu informacija bave iskljucivo ili uglavnom konsolidacijom obavijesti. Osim toga, postoje i pojedinci ili jedinice koji se bave konsolidacijom informacija unutar nekog veceg sustava ili organizacije koja se ne bavi obradom informacija, npr. centar za strucno (tehnicko) pisanje u industriji. Još ne postoji opce prihvacen izraz za sustave ili jedinice koje se bave takvim djelatnostima; najbliži standardnom izrazu jest vec spomenuti izraz "jedinica za konsolidaciju obavijesti" (ICU) koji je predložio UNESCO. Moramo naglasiti da svaka jedinica za konsolidaciju obavijesti, bilo da je rijec o centru za analizu obavijesti ili o organizaciji kojoj informacijska djelatnost nije primarna, ima sva svojstva informacijskog sustava koja smo naveli.
Svaki informacijski sustav, ukljucivši i one koji se bave konsolidacijom obavijesti (tj. jedinice za konsolidaciju informacija), ima odredene ciljeve.
Zadovoljenje informacijskih potreba:
• dane grupe korisnika
• koje se odnose na odredene probleme
• pomocu informacija iz danih predmeta
• što se nalaze u danim izvorima informacija
• uz odredena ekonomska i druga ogranicenja i zahtjeve.
Dakle, da bi se odredili ciljevi svih informacijskih sustava (posebno onih koji se bave konsolidacijom informacija), moramo proucavati i odredivati navedene aspekte.
Minimalne funkcije ili procesi svakoga informacijskog sustava obuhvacaju:
1. odabir i nabavu izvora informacija,
2. predstavljanje ili prestrukturiranje informacija,
3. organiziranje, pohranu, i/ili stvaranje informacijskih proizvoda,
4. pretraživanje i pronalaženje (analiza upita, pretraživanje),
5. diseminaciju i davanje informacijskih usluga.
Ovisno o njihovoj namjeni, razliciti informacijski sustavi (ukljucivši jedinice za konsolidaciju obavijesti) mogu manje ili više naglasiti bilo koju od tih funkcija ili imati dodatne funkcije. Medutim, nepostojanje brige o bilo kojoj od tih funkcija u danom informacijskom sustavu cini taj sustav nepotpunim i nedjelot-vornim. Medutim, zahvaljujuci nedavnom razvoju informacijskih mreža, os-tvarivanje nekih navedenih funkcija može biti zajednicka odgovornost više sustava ili ih može potpuno preuzeti neki treci sustav, kao što je slucaj kom-pjutorskog pretraživanja baza podataka koje su razvijene, strukturirane i or-ganizirane u nekom drugom sustavu.
3.6. Procesi unutar konsolidacije obavijesti
U definicijama koje smo do sada iznijeli implicirani su sljedeci osnovni procesi vezani za konsolidaciju obavijesti:
1. proučavanje znacajki potencijalnih korisnika i okoline kako bi se odredili kriteriji za sve ostale procese;
2. selekcija (odabir) izvora obavijesti koji bi mogli sadržavati najkorisnije obavijesti za rješavanje problema neke grupe korisnika i zadovoljavanje njihovih potreba za informacijama; selekcija se može ostvariti na osnovi mnogobrojnih primarnih i sekundarnih izvora;
3. vrednovanje obavijesti s obzirom na njihovu stvarnu vrijednost, valjanost i pouzdanost;
4. analiticka obrada radi uocavanja i dobivanja najrelevantnijih elemenata obavijesti;
5. prestrukturiranje (ako je potrebno) dobivenih obavijesti u sadržaj i na jezik koji ce korisnicima omoguciti uspješno i djelotvorno korištenje informacija; prestrukturiranje može ukljuciti sintezu, sažimanje, tekstovnu preinaku, prijevod, pojednostavnjenje, kriticki pregled, prikaz najnovijeg stanja razvoja itd.;
6. pakiranje i/ili prepakiranje prestrukturiranih obavijesti u oblik i medij koji ce omoguciti njihovo bolje iskorištenje (prestrukturiranje se bavi sadržajem ili suštinom informacija, a pakiranje je usmjereno na medij i oblik prikaza obavijesti);
7. širenje ili diseminacija informacija na nacine koji ce potaknuti i unaprijediti njihovu upotrebu; taj postupak može obuhvatiti i izobrazbu korisnika o korištenju obavijesti i njihovu ukljucivanju u tržišne tokove;
8. povratna sprega (feedback) od korisnika, što je uvjetom vrednovanja ukupne aktivnosti te, naposljetku, obavljanja potrebnih preinaka i prilagodbi.
Tim se procesima necemo podrobnije baviti. Navest cemo neke radne definicije.
SELEKCIJA (izvora informacija) jest proces odabira potencijalno najrelevantnijih izvora informacija iz vece skupine izvora koji su na raspolaganju za daljnju obradu u informacijskom sustavu i proces odbacivanja drugih izvora, na osnovi unaprijed odabranih kriterija, nacela i pravila. To je zapravo odluka o tome jesu li izvori informacija korisni i mogu li zadovoljiti potrebe korisnika. S drugog stajališta selekcija se može smatrati eliminacijom izvora informacija koji su manje korisni da bismo se lakše služili korisnijima.
VREDNOVANJE je proces utvrdivanja i procjenjivanja inherentne vrijednosti, valjanosti i pouzdanosti obavijesti, usporedba obavijesti o nekoj temi iz više izvora i, ako je moguce, razrješenje suprotnih obavijesti.
ANALITIČKA OBRADA (obavijesti) jest proces odredivanja i izoliranja najrelevantnijih obavijesti koje sadrži izvor obavijesti i rašclanjivanje tih obavijesti na njihove sastavne dijelove na osnovi unaprijed odredenih vrijednosnih i drugih kriterija.
SPAJANJE (obavijesti) je proces kombiniranja najrelevantnijih obavijesti dobivenih analitičkom obradom više izvora informacija.
PRESTRUKTURIRANJE (obavijesti) jest generički naziv za procese koji se bave prikazom analiziranih informacija u novom obliku i cjelini koji se razlikuju od izvornog prikaza i organizacije. Izmedu ostaloga ti procesi obuhvacaju kondenzaciju, sintezu, prikaz, prikaz stanja, pojednostavljivanje, pakiranje i prepakiranje.
Slika 3.4. Procesi unutar konsolidacije obavijesti
KONDENZACIJA -priprava sažetog prikaza obavijesti iz nekog izvora ili izlucivanje kljucnih navoda (recenica, odlomaka, grafickih prikaza i sl.) .
SINTEZA - kondenzacija ili filtriranje analiziranih obavijesti iz jednog ili više izvora i prikaz infomacija u novom obliku ili strukturi, uz ukljucivanje elemenata interpretacije i vrednovanja.
PRIKAZ - sinteza i kriticko ispitivanje retrospektivnih obavijesti o nekoj temi
PRIKAZ STANJA -prikaz koji se bavi najnovijim obavijestima o nekoj temi.
POJEDNOSTAVNJIVANJE (PRERADA TEKSTA) -prerada obavijesti koje su prezentirane na strucnom jeziku nerazumljivom korisnicima u oblik, tj. na jezik razumljiv korisnicima.
PAKIRANJE obavijesti je fizicko uoblicavanje obavijesti u neki oblik prezentacije.
PREPAKIRANJE obavijesti jest preuredenje fizickog oblika u kojemu su obavijesti prezentirane ili nacin fizicke prezentacije u danom obliku prestrukturiranih informacija, prema zahtjevima odredene klijentele.
Slika 3.4. sažeto prikazuje procese i elemente ukljucene u konsolidaciju oba-vijesti. Sasvim je ocito da je konsolidacija obavijesti složen proces koji obuhvaca mnogo aspekata i povezanih procesa i elemenata. Kao i u mnogim drugim situacijama, proces konsolidacije obavijesti bit ce onoliko kvalitetan koliko je kvalitetan njegov najslabiji element. Da bi konsolidacija obavijesti u cjelini bila djelotvorna, svi nabrojeni procesi moraju biti kvalitetni.
Pitanja za ponavljanje
1. Koja vam se od ponudenih definicija obavijesti cini prihvatljivom?
2. Što su konsolidirane obavijesti?
3. Na shemi 3.1. objasnite odnose izmedu javnog znanja, konsolidiranih obavijesti i korisnika?
4. U kakvom su odnosu komunikacijski i informacijski sustavi?
5. Pomocu sheme 3.4. opišite nekoliko procesa vezanih za konsolidaciju obavijesti.
