4. Obrada dokumenata
Konsolidacija obavijesti nije rezultat nastojanja samo informacijske djelatnosti. Djelatnost i rad knjižnica, INDOK službi, AOP centara itd. ne može se ni zamisliti ni organizirati kao da druge službe i organizacije ne sudjeluju u konsolidaciji obavijesti.
Svi oni koji kao stvaraoci i kao korisnici na bilo koji način sudjeluju u protoku znanja pridonose konsolidaciji obavijesti.
Protok znanja može se prikazati i Loosjesovom shemom o kružnom tijeku obavijesti od istraživačkog (IS), multiplikacijskog (MU), bibliotečnog (BI), do dokumentacijskog (DO) sustava. U tom procesu znanje mijenja svoje oblike od rukopisa (ru), publikacije (pu), obrađenoga bibliotečnog materijala (obm), pa do obrađenog dokumentacijskog materijala (odm), a svaka je faza u tim pretvorbama presudna za konsolidaciju obavijesti.
U ovom poglavlju upoznat ćemo neke postupke i procese konsolidacije obavijesti u pojedinim sustavima. Potrebno je zapamtiti da su svi procesi, ali i svi sudionici u organizaciji i razmjeni znanja, međusobno povezani.
Tu ćemo tvrdnju prikazati nizom shema i konkretnim primjerima. Sheme i primjere treba protumačiti uz pomoć rječnika.
Informacijska znanost ne bavi se toliko sadržajem znanja koliko njegovim prikazom i organizacijom. Prikaz i organizacija znanja počinje već pripremom rukopisa za objavljivanje.
Zato se autori i urednici moraju pridržavati nekih pravila i postupaka u pripremi rukopisa. Ta su pravila i postupci manje ili više standardizirani, postoje kao pisana (ali i kao nepisana) pravila što ih propisuju uredništva.
Kako je riječ o pravilima koja su zajednička ne samo uskom krugu stručnjaka i znanstvenika već i svim korisnicima knjiga i časopisa - ta su pravila i znanja dio informacijske i opće kulture.
Danas većina znanstvenih i stručnih časopisa objavljuje upute autorima o načinu pripreme rukopisa za tisak.
Proučite sljedeće primjere i usporedite ih s uređivačkom politikom knjiga i časopisa koje sami čitate.
Obratite pažnju posebno na:
. pripremu i oblik rukopisa
. kategorije i strukturu članaka
. vrste sažetaka
. načine pisanja bilježaka i citiranje različitih vrsta publikacija
Proučite i usporedite upute autorima što se objavljuju u časopisima koje čitate. Na sljedećim stranicama donosimo upute autorima iz dva časopisa: TEKSTIL (Zagreb, 1991), te GEODETSKI LIST (Zagreb, 1991).
Primjer:
Upute autorima
Tematika časopisa >Tekstil<
Časopis objavljuje članke iz znanstvenog i stručnog područja tekstilne i odjevne tehnologije kao i članke U područja koja su povezana s tekstilnom i odjevnom tehnikom i tehnologijom i ostalim djelatnostima tekstilne i odjevne industrije (npr. proizvodnja, primjena i svojstva prirodnih i kemijskih vlakana, primjena i svojstva bojila i tekstilnih pomoćnih sredstava, energetika, ekologija, ekonomika, tržište i dr.). U posebnim rubrikama objavljuju se članci o pranju i kemijskom čišćenju, zatim prikazi o novim strojevima, tekstilna bibliografija, prikazi knjiga, nova vlakna, nova bojila i pomoćna sredstva, pitanja i odgovori, društvene vijesti i vijesti iz inozemstva.
Kategorizirani članci
Časopis kategorizira članke u slijedeće skupine (vrste):
Izvorni znanstveni članak (Original scientific paper) sadrži neobjavljene rezultate izvornih istraživanja. Znanstvene informacije valja iznositi na logičan, jasan i točan način tako da se opisana istraživanja mogu ponovili i dobki rezultat s jednakom točnošću ili unutar granica eksperimentalne pogreške, te omogućuju provjeru točnosti analiza -i dedukciju na kojima <e temelje rezultati. Takav rad mora sadržavati navode o korištenoj literaturi.
Prethodno priopćenje (Preliminary communication) sadrži nove znanstvene spoznaje, čiji karakter zahtijeva hitno objavljivanje. Ne mora omogućavati ponavljanje i provjeru iznesenih rezultata.
Pregledni članak (Rivievv) je cjelovita obrada nekog problema ili podmčja na sustavan i metodičan način tena već objavljenim rezultatima koji su u članku analizirani, sistematizirani i kritički raspravljani.
Izlaganje (referat) na znanstvenom lit stručnom skupu (Conference paper) bit će u pravilu objavljen ako nije tiskan u cijelosti u dotičnom zborniku na našim jezicima.
Stručni članak (Professional paper) predstavlja priloge iz područja struke čija problematika nije vezana za iz. voroa istraživanja, 4e ne mora predstavljati novost u svjetskim okvirima. To se npr. odnosi na reprodukciju u svijetu poznatih spoznaja koje predstavljaju vrijedan sadržaj u pogledu širenja znanja i prilagođavanja izvornih istraživanja potrebama industrije i znanosti. Takav rad temeljen je na vlastitim pogonskim iskustvima s postupcima, metodama rada i postrojenjima.
Ostali prilozi, koji se ne kategoriziraju su slijedeći:
Prikazi i saopćenja iz prakse predstavljaju prikaz djelovanja ili problematike pojedinih laboratorija, ustanova ili industrije i informativnog su karaktera.
Iz stranog tiska obuhvaćaju vrijedne radove koji se objavljuju kao dopuna stručnog sadržaja časopisa. Komentari su prilozi u vezi > aktualnim /bivanjima i stanju u znanosti te tekstilnoj i odjevnoj industriji. Recenzija rukopisa članaka
Recenzija rukopisa članaka
Rukopisi članaka podliježu stručnoj, jezičnoj i uredničkoj recenziji u smislu općih stručnih i publicističkih normi časopisa.
Rukopis članka će se prihvatiti za objavljivanje na temelju povoljnih recenzija. Za slučaj nesuglasica u recenzijama uredntttvo će donijeti odluku o daljem postupku.
Ako uredništvo ocijeni da postoje veći propusti u sadržaju ili načinu prezentiranja, rukopis će biti upućen autoru na preinake i dopune prije recenzije. Autori mogu predložiti uredništvu recenzente, a uredništvo može, ali 1 ne mora prihvatiti sugestije autora. Primjedbe recenzenata će se dostaviti autorima za dopunu i ispravljanje. Ncprihvaćcni rukopisi se ne vraćaju autoru.
Posebne napomene
Autori su u potpunosti odgovorni za sadržaj članka. Uredništvo pretpostavlja da je autor prije predaje rukopisa za objavu regulirao pitanje objavljivanja sadržaja prema pravilima ustanove ili poduzeća u kojem je zaposlen i da rukopis ne sadrži rezultate koje su autori već objavili u nekom drugom časopisu. Vrijeme u kojem će se članak objavili ovisit će i o tome koliko rukopis odgovara ovim uputama i u kojem roku će autor eventualno tražene izmjene i ispravke dostaviti uredništvu.
Grafičko-tehnička oprema rukopisa
Autorima se preporučuje da u časopisu >Tekstil< pažljivo prouče onaj tip članka kakav sami žele pripremiti. To je najbolji način da se upoznaju neke specifičnost! publicist ičlke norme časopisa i da se dobiju predodžbe o potrebnoj grafičkoj opremi rukopisa članka.
Rukopisi se predaju uredništvu u tri primjerka (original na neprozirnom papiru i dvije kopije: format A-4) napisani strojem (latinicom) s dvostrukim proredom, bez uvlačenja prvog retka odlomka, s praznim prostorom oko 4 cm s lijeve strane.
Tipkarske pogreške bezuvjetno valja ispraviti. Sva tri primjerka rukopisa potrebno je da imaju sve priloge (original i dvije kopije). Rukopis članka se dostavlja na adresu:
Uredništvo časopisa >Tekstil<
Novakova 8/II
P.p. 829
41001 ZAGREB
Tekst rukopisa valja pisati jasno i jezgrovito i u najkraćem obliku što ga dopušta jasnoća izlaganja. Uredništvo pridržava pravo skraćivanja teksta u slučaju ponavljanja, iznošenja općepoznatih činjenica i suvišnih riječi. Valja pisati u trećem licu (impersonalno) također i ako se opisuju vlastita istraživanja/ispitivanja.
Opseg rukopisa članka u pravilu ne bi smio prelaziti dvadeset autorskih kartica uključujući i sve priloge (slike, crteže i tablice).
Svaki članak treba podijeliti na poglavlja i odlmoke u logičnom redoslijedu. Preporučuje se primjena decimalne klasifikacije.
Svako poglavlje i svaki odlomak treba imati svoj naslov koji se ispisuje kao i ostali tekst (dakle ne velikim slovima, bez potcrtavanja i bez razmaknutih slova). Uredništvo će prilikom pregledavanja i pripreme rukopisa članka odrediti vrstu slova, sloga i sl.
Glava članka sadrži ove podatke: naslov članka, ime autora, naziv i mjesto ustanove u kojoj autor radi, kategoriju (vrstu) članka.
Kod većeg broja autora treba postupiti u istom smislu: jedan autor ispod drugog.
Po mogućnosti sam autor treba odrediti i napisati UDK broj.
Sažetak - za izvorne, pregledne i stručne članke treba izraditi sažetak, koji mora biti što kraći, ti. sastavljen najviše od dvanaest tipkanih redaka i treba sadržavati osnovnu informaciju o radu. Sažetak se piše na jeziku rukopisa i u prijevodu na engleskom i njemačkom jeziku. Prijevode sažetaka može preuzeti i uredništvo.
Članci u pravilu imaju ovu strukturu: uvod, opći dio (teorijske osnove), eksperimentalni dio (rasprava) i zaključak. Uvodni dio članka treba prikazali narav i značenje odabranog područja s pobližim određivanjem svrhe i predmeta istraživanja ili opisivanja. Rezultati se najbolje prezentiraju u obliku dijagrama ili tablica. Mjerne jedinice se izražavaju u Međunarodnom sustavu mjernih jedinica (SI). Članke valja pisati uz pretpostavku da čitaoci već poznaju osnove područja o kojemu se piše. Eksperimentalna tehnika i uređaji opisuju se podrobno samo onda ako znatno odstupaju od opisa već objavljenih u literaturi. Za poznate tehnike i uređaje navodi se izvor gdje se mogu naći potrebna objašnjenja.
Upotrebu kratica potrebno je izbjegavati u naslovu i sažetku članka, a kad se kratice spominju prvi puta valja ispisati cijeli izraz i kraticu navesti u zagradi.
Prilozi - tablice i crteže (sheme, dijagrami, grafikoni i sl.) valja sastaviti tako da budu razumljivi i bez čitanja teksta. Prilažu se izdvojeno iz teksta, ali je nužno u tekstu pozvati se na njih čime im se približno određuje smještaj u tiskanom članku. Isti podaci za istu vrstu ispitivanja neka se ne unose i u tablicama i u dijagramima, osim u iznimnim slučajevima.
Autor će tada navesti svoje razloge, a njihova opravdanost podliježe konačnoj ocjeni uredništva i recenzenata. Opisi slika prilažu se kao poseban prilog pri čemu tablice ili slike dobivaju odvojenu numeraciju. Originalu članka valja priložiti crteže i dijagrame izrađene tušem na paus-papiru ili bijelom papiru, ne manjeg formata od A-5. Slova i brojke valja napisati tako da budu čitljivi i nakon smanjivanja. Priložene fotografije i crteži trebaju biti kvalitetni i u crno-bijeloj tehnici.
Kolor snimke se načelno ne objavljuju, samo u izuzetnim slučajevima uz dogovor s uredništvom. Fotokopije se objavljuju samo ako mogu dati jasnu reprodukciju. Na poleđini fotografije i crteža potrebno je napisati mekom olovkom prezime autora, redni broj slike te označiti koji joj je gornji rub.
Složenije matematičke i kemijske izraze (formule i jednadžbe) valja isto tako kao i crteže pisati na paus ili bijelom papiru i ne ulijepiti u tekst nego priložiti rukopisu članka. Svaka formula mora imati svoj redni broj koji se označuje i u tekstu.
Formule pisane pisaćim strojem valja napisati u posebnom retku. Sve znakove u formulama treba posebno objasniti ispod crteža ili u tekstu.
Citirana literatura treba biti selektivna, a ne ekstenzivna, osim kada se radi o preglednom članku. Literaturne izvore treba citirati onim redom koji se navode u tekstu i označiti arapskim brojevima u uglatoj zagradi, a popis korištene literature priložiti kao poseban prilog. Literatura se citira u popisu na slijedeće načine (primjeri):
- za časopise:
[I] Perić P., V. Oreskovi. "Fizikalna svojstva pređe", Tekstil 32 (1983.) 4, 209-224
- za knjige:
[3] Roth H., >Lebrbuch dei Textilchemie<, Akademie Verlag, Berlin 1960, str. 109
- za zbornike:
[4] Hepworth R. B.: Dimenzionalna i mehanička svojstva pletiva. Zbornik Savjetovanja, Proizvodnja i oplemenjivanje tekstila, SITTH i ITO, Zagreb, 30. 01. do 01. 02. 1990., 39-46
U popisu korištene literature za pojedinu referenciju koja ima više od dva autora valja koristiti kraticu: i sur.
Ispravak probnih otisaka - autorima će uredništvo po mogućnosti dostaviti probne otiske za ispravljanje slagarskih grešaka ili drugih grafičkih nedostataka. Pri ispravljanju probnih otisaka se u načelu ne smiju više unositi promjene ili dopune teksta. Za ispravljanje otisaka postoje standardizirane oznake koje osiguravaju ispravke i mogućih autorovih preporuka.
Uobičajeni znaci za ispravljanje teksta nalaze se u Općoj enciklopediji, JLZ, svezak 4, str. 556. Uredništvo još jednom preporučuje potencijalnih autorima, da im radi načina pisanja, već objavljeni radovi u časopisu >Tekstil< služe kao uzor. Time će se olakšati rad uredništva, a za autore će to biti najsigurniji način da se rukopis članka objavi u najkraćem mogućem roku.
Uredništvo
SURADNICIMA
Geodetski list objavljuje radove koji podliježu recenziji i koji se svrstavaju u ove kategorije:
- originalni znanstveni članci
- prethodna priopćenja
- pregledni (znanstveni) članci
- izlaganja sa znanstvenih i stručnih skupova
- stručni članci.
Autori predlažu kategoriju za svoje radove, ali konačnu odluku o svrstavanju donosi redakcija na temelju zaključaka recenzenata.
Geodetski list objavljuje i tekstove koji se ne recenziraju. To su članci u rubrikama >Vijesti< i >Pregled stručne štampe<.
Originalni znanstveni članci sadrže neobjavljene rezultate izvornih istraživanja. Znanstvene (informacije treba da bude izložene tako da se može provjeriti točnost analiza i dedukcija na kojima se temelje rezultati.
Prethodna priopćenja sadrže nove znanstvene spoznaje, čiji karakter zahtijeva hitno objavljivanje. Ne moraju omogućavati ponavljanje i provjeru iznesenih rezultata.
Pregledni (znanstveni) članci su cjeloviti pregledi nekog područja ili problema na temelju već publiciranog materijala, koji se u pregledu navodi analizira i o njemu se raspravlja. Karakterizira ih veći broj naslova citirane literature.
Izlaganja sa znanstvenih i stručnih skupova bit će, u pravilu, objavljena samo onda ako ne budu tiskana u dotičnim zbornicima. Iznimno tiskat će se bitno prerađeni i dopunjeni članci.
Stručni članci predstavljaju korisne priloge iz područja struke, čija problematika nije vezana za izvorna istraživanja. To se, primjerice, odnosi na reprodukciju u svijetu poznatih istraživanja koja predstavljaju vrijedan materijal u pogledu širenja znanja i prilagođavanja izvornih istraživanja potrebama znanosti i prakse.
OPREMA RUKOPISA
1. Rukopis se podnosi uredništvu otipkan pisaćim strojem s dvostrukim proredom na jednoj strani dobrog pisaćeg papira formata A-4 (210 X 297 mm). Treba predati original i dvije kopije. S lijeve strane svakog ispisanog lista treba ostaviti bar 3 cm slobodnog prostora za oznake i napomene urednika lista. Sve stranice rukopisa moraju biti označene rednim brojevima.
2. Opseg rada (zajedno sa slikama i crtežima) treba ograničiti na maksimalno 18 strojem pisanih stranica s normalnim proredom.
3. Naslov rada treba da bude jasan, informativan i po mogućnosti što kraći.
4. Rad treba napisati u najkraćem obliku Što ga jasnoća izlaganja dopuSta. Tekst treba biti jasan, koncizan, gramatički ispravan, bez tipografskih grešaka. U konačnom tekstu rukopisa mogu biti minimalni i najnužniji ispravci izvršeni rukom.
5. Crteži i dijagrami moraju biti izrađeni tušem u prikladnoj veličini na bijelom crtaćem papiru ili na paus-papiru. Najveći format crteža koji se može objaviti u originalnoj veličini jest 12,5 X 19 cm. Mogu se priložiti i crteži većeg formata, ali treba voditi računa da detalji na crtežu i opisu budu nakon smanjenja čitljivi. U tekstu rukopisa treba u sredinu posebnog retka na odnosnom mjestu napisati broj i naslov crteža (slike) te ulijepiti kopiju slike. Originali slika predaju se odvojeno od teksta.
6. Osobitu pažnju treba posvetiti pravilnom citiranju literature. Citiranu literaturu prezime autora (ako ih ima više, odvajaju se zarezom), inicijali imena, godina u poredati po abecednom redu prezimena autora.
Redoslijed pri citiranju časopisa je slijedeći:
zagradi, naslov članka, naslov časopisa ili njegova internacionalna skraćenica, godina, broj sveska, početna i završna stranica. Na primjer: Kreizger, I. (1975): Geodetsko-kartografskl radovi u Starom Egiptu, Geodetski list, 1975, 10-12, 95-98.
Knjige valja citirati ovako: prezime autora, inicijali imena, godina u zagradi, naslov knjige, izdavač, mjesto izdanja, godina izdanja. Na primjer: Cubranić, N. (1974): Viša geodezija II, Tehnička knjiga, Zagreb 1974. Pojedini naslovi iz popisa literature citiraju se u teksta rukopisa navođenjem prezimena antora 1 godine, npr. (v. Kreiziger 1975).
U popis literature mogu se uvrstiti samo naslovi koji su prethodno citirani u tekstu.
7. Rukopisu treba priložiti sažetak (sinopsis, rezime), koji mora objasniti svrhu rada 1 sadržavati najznačajnije podatke i zaključke. Optimalan opseg sažetka je 250 riječi. Sažetak na hrvatskom ili srpskom jeziku treba smjestiti na početak članka, odmah ispod naslova, a sažetak na engleskom, kojem prethodi naslov članka na engleskom jeziku, na kraj članka.
8. U popratnom dopisu koji se šalje uz članak treba navesti ove podatke:
Točno ime i prezime autora, njegovu stručnu spremu (npr. diplomirani inženjer geodezije), znanstveno zvanje (npr. doktor tehničkih znanosti), naziv organizacije, broj telefona i točnu adresu.
VAŽNO UPOZORENJE
MOLIMO AUTORE DA SE STRIKTNO DRŽE GORNJIH UPUTA.
SVE ČLANKE KOJI NE BUDU NAPISANI U SKLADU S UPUTAMA VRAĆAT ĆEMO AUTORIMA NA DORADU.
Na narednim shemama prikazani su tokovi obrade osnovnih vrsta konvencionalnih dokumenata. Iz samih shema može se jasno razabrati koje se sve operacije moraju obaviti kako bi dokument prošao cijeli proces obrade. Nećemo riječima opisivati tijek obrade konvencionalnih dokumenata jer je za to pogodniji vizualni prikaz.
Ponovite znanje o podjeli i vrstama dokumenata, a potom opišite naredne sheme.
Posebnu pozornost pridajte sljedećim pojmovima:
. nabava
. katalogizacija
. klasifikacija
. katalog i podjela kataloga
. bibliografski opis, bibliografski podaci, bibliografski zapis.
Odgovore i definicije pronađite uz pomoć rječnika.
4.4. Dokumentacijski jezici za obradu dokumenata
Pošto smo bibliografski opisali i identificirali dokument, potrebno ga je podvrgnuti daljoj obradi. Moramo obraditi njegov sadržaj kako bismo ga mogli pohraniti na pravo mjesto, a potom i pretraživati na zahtjev korisnika.
Za indeksiranje, pohranjivanje i pretraživanje koristimo se dokumentacijskim jezicima. Što su dokumentacijski jezici i kako se dijele, već smo rekli u prvom poglavlju. Ipak, ponovimo bitno.
. Dokumentacijski jezici su umjetni jezici što se koriste u informacijskim sustavima i službama, i to za indeksiranje, pohranjivanje i pretraživanje.
U toj su definici ključni pojmovi: indeksiranje i pretraživanje. Razmotrimo najprije njihove definicije.
. INDEKSIRANJE (izrada indeksa, izrada kazala, engl. indexing); pod indeksiranjem se razumijeva skup načela, metoda, postupaka i njihovih primjena u informacijskom procesu kojima se dokumentu dodjeljuju termini (ključne riječi ili kodovi), radi opisivanja njihova sadržaja i kasnije njihova ponovnog pronalaženja.
. PRETRAŽIVANJE (pronalaženje, engl. retrieval); djelatnost ili metode i postupci za pronalaženje informacija iz zbirki ili datoteka; metode i postupci za pronalaženje informacija pomoću danih deskriptora (ključeva ili oznaka), a prema postavljenom zahtjevu korisnika.
Tri su glavna tipa dokumentacijskih jezika:
. hijerarhijski i/ili facetni klasifikacijski sustavi
. (kontrolirane) liste termina
. tezaurusi
- Klasifikacijski sustavi
Najpoznatiji i najčešći klasifikacijski sustav jest DECIMALNA KLASIFIKACIJA odnosno UNIVERZALNA DECIMALNA KLASIFIKACIJA (UDK). Smatra se da se danas više od 100000 knjižnica, informacijskih i dokumentacijskih centara u svijetu koristi UDK-om. U Hrvatskoj se sve ili većina javnih, narodnih, školskih knjižnica te Nacionalna i sveučilišna knjižnica najčešće koriste sustavom UDK i za odlaganje knjiga, i za pretraživanje publikacija. . Osnovne pojmove o klasifikacijskim sustavima možete naći u ovom udžbeniku. Ali u školskoj knjižnici zamolite da vam pokažu tablice UDK i prelistajte ih. Upoznajte osnovne skupine UDK jer će vam to pomoći da se lakše snađete medu policama knjižnica u koje zalazite, kao i da brže pronađete željene publikacije u stručnom katalogu.
DECIMALNA KLASIFIKACIJA (engl. decimal classification) koristi se decimalnom notacijom; klasifikacijski sustav koji je pronašao američki bibliotekar Melvil Dewey; jedan od najpoznatijih bibliotečnih sustava koji je M. Dewey 1876. prvi put publicirao pod naslovom Decimal Classification; prvo izdanje imalo je 12 stranica predmetnih odrednica, a 17. izdanje, ono iz 1965, imalo je 1150 stranica. Dewey je podijelio znanje na deset grupa, a potom svaku grupu ponovo na deset podgrupa itd. U američkim bibliotekama taj se sustav ubrzo ustalio i još se danas rabi pod nazivom Deweyjeva decimalna klasifikacija (DDK). DDK je 1895. preuzeo Međunarodni bibliografski institut iz Bruxellesa, obogatio ga pomoćnim tablicama za označavanje jezika, oblika, mjesta, rase i naroda, vremena, stanovišta te pod nazivom UNIVERZALNE DECIMALNE KLASIFIKACIJE priredio ponajprije za potrebe bibliografije i dokumentacije. Danas je DDK uveden u mnoge knjižnice u SAD i Velikoj Britaniji, a preveden je na devet evropskih jezika te na kineski i japanski. Redovito se objavljuju nova izdanja s potrebnim izmjenama i dopunama.
UNIVERZALNA DECIMALNA KLASIFIKACIJA (engl. universal decimal classification) najpoznatiji je i najrašireniji bibliotečni klasifikacijski sustav, koji se primjenjuje u svim zemljama svijeta. Nastala je na prijelazu ovog stoljeća, a izradila ju je grupa stručnjaka pod vodstvom Paula Otleta (1868-1944). Kao podloga za izradu univerzalne decimalne klasifikacije (UDK) poslužila je znatno prerađena decimalna klasifikacija Melvina Deweyja; razlog pojave UDK bila je potreba novoosnovanoga Međunarodnog bibliografskog instituta (1895) za klasifikacijskim sustavom koji će obuhvaćati sva područja znanosti i biti uporabljiv na međunarodnoj razini. UDK počinje izlaziti na francuskom 1897, a 1905 pojavljuje se kao kompletno djelo. Suvremena izdanja UDK objavljuje Međunarodna federacija za dokumentaciju (F1D) u različitim zemljama i na različitim jezicima.
UDK obuhvaća glavne tablice, pomoćne tablice i abecedni indeks. Glavne tablice sadrže brojeve kojima se dokumenti klasificiraju prema sadržaju. Svaki UDK broj oznaka je za neki pojam koji se nalazi u glavnim tablicama.
Cjelokupno ljudsko znanje i djelovanje pomoću brojeva 0-9 razdijeljeno je na 10 osnovnih područja. Svako od tih područja ponovo se dijeli na novih deset užih područja dodatnim brojevima od 0-9, a svako od tih užih područja opet na 10 itd. (Sustav glavnih brojeva može se kombinirati s pomoćnim brojevima putem pomoćnih znakova i simbola za povezivanje.)
Pomoćne tablice donose popis općih pomoćnih znakova koji označavaju karakteristike što se ponavljaju; opći pomoćni znakovi mogu se odnositi na jezik, oblik, mjesto, vrijeme, rase i nacionalnost, te stajalište. Abecedni predmetni indeks uz tablice omogućuje lakšu uporabu i pronalaženje potrebnih UDK brojeva za klasificiranje. Osnovne su osobitosti UDK sljedeće:
a) zastupljenost svih područja znanosti (nova izdanja UDK sadrže više od 100000 stručnih oznaka),
b) načelo decimalne podjele, koje omogućuje neograničenu podjelu na podskupove,
c) uporabu isključivo numeričkih oznaka koje se mogu lako pamtiti, a nisu barijera u različitim jezičnim područjima,
d) postojanje razrađenog sustava pomoćnih brojeva,
e) primjena načela sintetskih oznaka,
f) mogućnost uvrštavanja neograničenog broja dokumenata na svakoj razini podjela.
Glavne prednosti UDK jesu: univerzalnost, mogućnost međunarodne uporabe, decimalni sustav oznaka i dobro funkcioniranje nacionalnih i internacionalnih ustanova odgovornih za njezino održavanje. Zato je UDK još glavni međunarodno prihvaćeni sustav klasifikacije dokumenata u knjižnicama i specijalnim knjižnicama.
- Tezaurusi
Tezaurusi su nehijerarhijski dokumentacijski jezici kojima se koristimo prije svega za nekonvencionalnu obradu dokumenata. Pomoću indeksnih oznaka, tj. pomoću ključnih riječi ili deskriptora iz teazurusa nastojimo jednoznačno odrediti sadržaj nekog dokumenta.
Te iste ključne riječi, odnosno deskriptori primjenjuju se ne samo za indeksiranje nego i za pretraživanje dokumenata u nekoj bazi podataka.
Pomoću hijerarhijskih sustava možemo odrediti ponajprije sadržaj dokumenta, njegovo mjesto u nekom klasifikacijskom sustavu. Pomoću tezaurusa određujemo dijelove sadržaja nekog dokumenta.
Iako nema pravila o tome koliko deskriptora možemo ili trebamo primijeniti da bismo indeksirali neki dokument, u praksi se taj broj kreće od 5 do 20. Dubina indeksiranja je stupanj do kojega je neki sadržaj dokumenta prikazan u procesu indeksiranja, a uvjetovana je brojem upotrijebljenih indeksnih oznaka.
O dubini i širini indeksiranja ovisi i uspjeh pretraživanja.
TEZAURUS (engl. theasurus) jest kontroliran i dinamički dokumentacijski jezik semantički i generički povezanih naziva koji pokrivaju određeno područje znanja. Sastoje se od deskriptora (normiranih ključnih riječi) i nedeskriptora (zabranjenih termina, npr. sinonima, uz koje obično stoji uputnica na preferirani termin). U tezaurusima se najčešće određuju ovi odnosi između termina: ekvivalencije (sinonimije), hijerarhije (generički, partitivni itd.) i srodnosti. Prema broju jezika, razlikuju se jednojezični i višejezični tezaurusi; prema razini obrade tezaurusi se dijele na makrotezauruse i mikrotezauruse. Po svojoj funkciji tezaurus je pomagalo za terminološku kontrolu koja se provodi pri prevođenju prirodnog jezika dokumenta, kazala ili korisnika na ograničeniji 'sistemski jezik' (dokumentacijski jezik).
STRUKTURA TEZAURUSA (engl. thesaurus structure); konfiguracija svakog naziva i razvrstavanje različitih naziva u odnosu jednih prema drugima tvori strukturu tezaurusa. Ukrštene uputnice u tezaurusu čine jasnom prirodu odnosa koji međusobno povezuju nazive unutar mreže pojmova. Vrijednost tezaurusa kao dokumentacijskog jezika manje je određena izborom naziva, a više izborom pojmovnih odnosa. Tezaurus ima složenu strukturu ako se koristi hijerarhijskim odnosima i odnosom pridruženosti, a jednostavnu ako popis naziva sadrži samo odnose istoznačnosti među pojmovima.
SISTEMATSKI TEZAURUS (engl. systematic thesaurus) jest tezaurus čiji je glavni dio sistematski sređen. Glavni dio tezaurusa mora davati potpunu informaciju za svaki deskriptor (u sustavima koji se služe povlaštenim nazivima) ili pojam (u sustavima koji ne rabe povlaštene nazive). U glavnom dijelu moraju se nalaziti informacije o predočavanju pojmova, dopunske informacije i informacije o odnosima između pojmova.
DESKRIPTOR (engl. descriptor) je riječ ili grupa riječi iz dokumentacijskog jezika što se koristi za indeksiranje dokumenata te za klasifikaciju, pohranu i pretraživanje dokumentacijskih fondova; za razliku od ključnih riječi, deskriptori su normirane riječi, tj. jednoznačno određeni termini izabrani uglavnom iz prirodnog jezika - radi nedvosmislenog predstavljanja pojma - iz skupa naziva koji se smatraju ekvivalentnim sinonimima ili kvazisinonimima.
KLJUČNA RIJEČ (engl. keyword, keyterm) je riječ ili grupa riječi, obično prema prirodnom redu riječi, uzeta iz naslova ili iz teksta dokumenta, a označava njegov sadržaj i omogućuje njegovo pretraživanje.
4.5. Informacijski proizvodi i usluge
Postoji velik broj različitih naziva za informacijske i dokumentacijske službe. Nazivaju se: specijalna knjižnica, INDOK služba, dokumentacijski centar, informacijski centar, referalni centar, analitički centar, centar za evaluaciju podataka, itd.
Prema organizacijskom sastavu mogu biti samostalne organizacije i ustanove, ili pak odjeli i službe u sklopu većih organizacija i ustanova.
Informacijsko-dokumentacijske službe međusobno se ne razlikuju toliko po svom nazivu ili statusu koliko po poslovima i funkcijama koje obavljaju.
Osnovne su funkcije svih službi ove:
Primarni pak predmet bavljenja informacijsko-dokumentacijskim službama može biti:
. dokument, ili
. podatak.
Službe se međusobno razlikuju po tome na kojim im je primarnim funkcijama težište interesa i rada. To se može očitati i iz naredne sheme.
No, informacijsko-dokumentacijske službe razlikuju se i po vrstama informacijskih proizvoda i informacijskih usluga što ih pružaju korisnicima.
Vrste informacijskih usluga i proizvoda moguće je razabrati i na narednoj shemi.
Slika 4. 7. Usporedba funkcija, proizvoda i usluga između pojedinih tipova informacijskih službi u SAD
1 - specijalne knjižnice, 2 - dokumentacijski centri, 3 - referalni centri, 4 - clearing house,
5 - informacijske službe, 6 - centri za analizu informacija; G - glavna aktivnost, s - sporedna aktivnost, r - rijetka aktivnost, 0 - bez aktivnosti
Pitanja za ponavljanje i vježbu
1. Navedite dijelove te podjelu znanstvenih članaka?
2. Kako se citiraju pojedine vrste publikacija u znanstvenim radovima (navedite nekoliko primjera) ?
3. Proučite te opišite dijagrame tokova obrade dokumenata (slike 4.1 - 4.5).
4. Koji se sve sustavi primjenjuju za klasificiranje, indeksiranje i pretraživanje dokumenata?
5. Pomoću ključnih riječi pokušajte indeksirati jedan ili više dokumenata koje svi poznajete! Usporedite popise ključnih riječi kojima ste se koristili. Uočit ćete da posao indeksiranja nije nimalo jednostavan. A pretraživanje je uvjetovano kvalitetom indeksiranja.
6. Pomoću slike 4.7. proučite glavne funkcije te glavne informacijske proizvode i usluge pojedinih informacijskih službi!