Prijem knjižnične građe i njezin raspored

III. PRIJEM KNJIŽNIČNE GRAĐE I NJEZIN RASPORED

    Nakon što se zaprimi, pristigla se građa raspoređuje i uključuje u knjižnični fond. Građa se razvrstava u serijske i omeđene publikacije, sitan tisak, u posebne zbirke itd.
    Taj naizgled jednostavan posao vrlo je odgovoran i valja ga pažljivo obavljati. Svaka bi knjižnica trebala odrediti vlastite kriterije za razvrstavanje knjižnične građe jer se u dvjema knjižnicama različite namjene neće jednako postupati s istovrsnom građom. Naprimjer, katalog izložbe s opsežnijim tekstom uvrstit će se najčešće u opći fond, ali u knjižnici koja ima grafičku zbirku takav će se katalog izdvojiti za fond te zbirke. Publikacije koje uz tekstualni dio imaju i dodatke, primjerice, gramofonske ploče, kasete, diskete, najčešće se pohranjuju kao cjelina (tzv. složeni dokumenti). No određene knjižnice nakon obradbe izdvajaju dodatnu građu i pohranjuju je u glazbenu zbirku, zbirku kompjutorske građe i slično.
    Razvrstana se građa ponovno pregledava, a potom se svaki ispravan primjerak obilježuje pečatom knjižnice. Pečat se stavlja na poleđinu naslovne stranice, na kraj teksta te na stranice određene internim knjižničnim pravilima . Izuzev serijskih publikacija, sva se ostala građa odmah inventarizira.

KONTINUACIJA, SREĐIVANJE I UPOTPUNJAVANJE PERIODIKE

Nakon što serijske publikacije stignu u knjižnicu, podaci o svakome pojedinačnom broju (sveščiću) bilježe se u obrasce (ili, ako se rabi računalo, a to nije često, u polja određena za tekući popis periodike). Taj se popis vodi u obliku kartoteka, obično posebno za časopise, posebno za novine.
U ponekim se knjižnicama ta dva niza slažu abecednim redom prema naslovu publikacije, a u drugima se najprije razvrstaju prema načinu nabave, a unutar tih skupina prema abecedi. Bilježenje podataka o novoprispjelom sveščiću u obrasce tih registara naziva se kontinuacija. U mnogim se knjižnicama koristi tzv. sustav Kardex, vrlo jednostavan i pogodan i za manji i za veći broj naslova . U tom se sustavu rabe dva obrasca postavljena tako da otvaranjem pretinca za određeni naslov, gornji i donji obrazac predočuju sve potrebne podatke. Donji je obrazac podijeljen u dva dijela. Gornje polje sadrži odjeljke u koje se upisuje naslov časopisa (novina), podnaslov, podaci o izdavaču i mjestu izdanja (prema želji mogu se unositi i podaci o odgovornom uredniku i početnoj godini izlaženja). Predviđeno je i mjesto za upisivanje signature i medija - konvencionalan ili nekonvencionalan. Gornje je polje jednako za kontinuaciju časopisa i novina. U drugome (donjem) polju ucrtani su odjeljci u koje se upisuje tekuća godina te svaki pojedini broj iz godine u kojoj se upisuju sveščići. U takvoj se kontinuaciji časopisi mogu popisivati tijekom više godina. Kontinuacije za novine upotrebljavaju se, međutim, samo za jednu godinu pa se svake godine otvaraju novi obrasci. S lijeve strane upisani su mjeseci u godini, a s desne su strane predviđeni odjeljci u koje se bilježe brojevi izišli tijekom svakog mjeseca.

Sl. 5. Donji obrazac za kontinuaciju periodike u sustavu Kardex     Gornji obrazac služi za evidenciju materijalnog poslovanja u tekućoj godini i uključuje podatke o broju narudžaba za određeni naslov, o datumu naručivanja, broju predračuna, broju računa, o datumu zaprimanja računa, cijeni u dinarima i odgovarajućoj valuti te o cijeni uveza. Predviđena su i polja u koja se upisuju podaci o načinu nabave, broju primjeraka određenog naslova koje knjižnica prima, podaci vezani uz pritužbe, podaci o smještaju te sigla knjižnice ako knjižnica sudjeluje u koordiniranoj nabavi odnosno u stvaranja skupnog kataloga ili baze podataka o periodičnim publikacijama.
    U te se popise dnevno upisuju svi pristigli sveščići serijskih publikacija, a posebnim oznakama u različitim bojama prati se redoslijed pristizanja svakog naslova. Nakon kontinuacije, svešćići se odlažu na posebne kose police (tekući primjerak) koje zatvaraju odjeljke za smještaj ostalih brojeva, ili u privremena spremišta, i to novine u vodoravnom nizu (jedan primjerak na drugi - prvi broj na dnu), a časopisi okomito, broj iza broja, dok se određeno godište ne upotpuni.
    Tekuća se periodika često daje na uporabu korisnicima pa se može poremetiti redoslijed brojeva, a poneki se brojevi mogu i zagubiti. Zbog toga nakon isteka godine (ili drugoga razdoblja izlaženja periodične publikacije) treba pregledati cijeli odloženi niz i ustanoviti cjelovitost godišta određene publikacije, jer se inventarizira samo potpuno godište serijske publikacije za koje izdavači uobičajeno šalju i posebnu naslovnu stranicu i odgovarajuća kazala. Iznimka su serijske publikacije koje izlaze jednom u godini. Nakon popisivanja, takvi se godišnjaci odmah inventariziraju.

INVENTARI I INVENTARIZACIJA KNJIŽNIČNE GRAĐE

    Inventari u knjižnici tvaran su dokaz o tome da je određena građa stigla u knjižnicu i da je uključena u njezin fond. Zbog toga se inventarizacija građe smatra neodgodivim poslom u knjižnici.
    Inventari su obično knjige koje se vode posebno za svaku vrstu knjižnične građe. Neke knjižnice vode knjige inventara prema načinu nabave građe. Knjižnice, prema tome, vode inventar knjiga, inventar periodike, inventar neknjižne građe itd., a ako ih još razvrstavaju i prema načinu nabave, knjige inventara dijele se na one za kupljenu građu, darovanu građu, za građu nabavljenu zamjenom s drugim knjižnicama te na knjige inventara za građu pristiglu kao obvezni primjerak.
    U nekim se knjižnicama inventarizacija obavlja u kartotečnom obliku, ali se takav način nije pokazao dobrim. U svjetskoj se knjižničnoj praksi uvriježio običaj da se popratni dopisi o nabavi s upisanim inventarnim brojevima odlažu u registre, pa se ne vode posebne inventarne knjige, a u novije se vrijeme umjesto klasičnih inventarnih knjiga uvezuju kompjutorski ispisi strojno inventarizirane građe.
    Knjige inventara imaju određene odjeljke, od kojih je prvi predviđen za inventarni broj koji se upisuje prema tekućem nizu brojeva (numerus currens).

Sl. 6. Odjeljci u inventarnoj knjizi za darovanu knjižničnu građu

Pojedine knjižnice zaključuju tekući broj koncem godine pa početkom iduće započinju inventarizaciju od broja jedan (1), a u drugima je taj niz beskonačan (ne prekida se nakon isteka godine). Ako se tekući broj zaključuje za godinu, inventarni je broj razlomak kojemu je brojnik tekući broj, a nazivnik godina upisa.

Sl. 7. Primjeri za ispisivanje inventarnih brojeva

    Osim tekućega broja, u inventarnu se knjigu (prema odjeljcima) upisuje: datum, prezime i ime autora publikacije, naslov publikacije, mjesto izdanja, nakladnik i godina, način nabave i naziv dobavljača, podatak o tome je li jedinica unikat ili dubleta, cijena, signatura, a predviđen je i prostor za napomenu. Svi se podaci upisuju u inventarnu knjigu tintom (kemijskom olovkom).
    Inventarni se broj upisuje i na poleđini naslovne stranice publikacije, ispod ili iznad pečata. Inventarni broj upisuje se i na kataložni listić te na knjižni listić (ako knjižnica na taj način zadužuje posudbu) ili na kodiranu naljepnicu (ako je posudba kompjutorizirana). Svaka fizička jedinica posebna je inventarna jedinica, bez obzira na to radi li se o publikaciji u više svezaka ili o dva i više primjeraka jedne publikacije.
    Prije je bilo uobičajeno inventarni broj dodijeliti cijelom naslovu (bez obzira na broj jedinica). To je otežavalo knjižnično poslovanje pa je takvo obilježavanje napušteno.
    Da bi se izbjegle greške s inventarnim brojevima, kada se građa inventarizira u posebne knjige prema vrsti i prema načinu nabave, ispred inventarnog broja stavlja se slovna oznaka koja označuje vrstu građe odnosno način nabave (Sl. 7).
    Knjige inventara moraju biti uvezane, a njihove se stranice paginiraju (ili označuju folijacijom). Kroz knjigu se provlači trobojna vezica (jemstvenik) kojoj se krajevi na zadnjem (zaštitnom) listu zalijepe pečatnim voskom. U pečatni se vosak utiskuje pečat knjižnice, a ispod njega ispisuje se koliko knjiga inventara ima stranica i upisanih inventarnih brojeva, što potvrđuje i svojim potpisom i pečatom ovjerava voditelj knjižnice.
    Uz inventarne knjige u koje se publikacije upisuju pojedinačno, mogu se voditi i skupne knjige inventara (skupni inventari). U takve se knjige upisuje svaka skupina publikacija koja pristigne u knjižnicu. Iskazuje se ukupan broj svezaka u pošiljci i ukupna cijena. Svaki se otpis oduzima od zbrojenih svezaka, a i otpisane se publikacije procjenjuju na osnovi odbitka od ukupne vrijednosti koju sadrži skupni inventar.
    Vođenjem takve evidencije, knjižnica ima uvijek točne ukupne podatke o broju svezaka i njihovoj vrijednosti. Pojedine knjižnice u skupni inventar upisuju podatke o sadržaju građe prema vrstama i prema UDK-skupinama, za što se predviđaju posebni odjeljci. Ako je skupni inventar tako zamišljen, knjižnica ima stalne podatke o broju knjiga, serijskih publikacija, zemljopisnih karata, i o broju publikacija iz određenog područja, primjerice iz filozofije ili medicine.
    Zbog njihove važnosti u materijalnome i financijskom poslovanju, knjige inventara moraju se voditi točno i pregledno. Nije dopušteno bilo što dopisivati, prepravljati ili brisati, a moguće se pogreške označuju crvenom olovkom.
    Nakon što se publikacija upiše u knjigu inventara, naknadno se dodaju podaci o uvezu (u odjeljku napomena ili u posebnom odjeljku ako je za to predviđen), a kad je donesena odluka o otpisu određene publikacije (u postupku revizije), u odjeljak napomene unosi se podatak o otpisu s obveznim dodatkom "otpisano godine ..., rješenjem br. ...".
Budući da su knjige inventara izvorni dokument o imovini knjižnice, treba ih brižljivo čuvati.

PROVJERA I PRIPREMA GRAĐE ZA STRUČNU OBRADBU

    Nakon inventarizacije, postupka kojim je publikacija uvedena u imovinu knjižnice, započinje njezina stručna obradba.
U inventariziranoj se građi provjerava pripada li pojedini primjerak određenoj numeriranoj nakladničkoj cjelini. Tako se postupa osobito u knjižnicama koje građu označuju i smještaju prema numeriranoj nakladničkoj cjelini.
    Ako primjerak građe pripada nakladničkoj cjelini koja je već zastupljena u knjižnici, u publikaciju se stavlja kataložni listić za tu nakladničku cjelinu. Potom se provjerava posjeduje li knjižnica otprije istovjetan primjerak građe.
    Ako knjižnica posjeduje takav primjerak, provodi se postupak s dubletama - na kataložni listić ili kompjutorski zapis izrađen za prethodnu istu publikaciju dodaje se inventarni broj/brojevi, a postupak se ponavlja na istovjetnom listiću u svim katalozima, vanjskim i unutarnjim, u koje se inače upisuju inventarni brojevi.
    U većim se knjižnicama priprema i provjera građe obavlja u odjelu za stručnu obradbu određene vrste građe. U manjim knjižnicama iste osobe stručno obrađuju svu građu pa prema tome obavljaju i potrebne prethodne radnje.

4. Poglavlje

Sadržaj